Jika Anda menjalankan bisnis Anda berdasarkan akrual, atau kredit, akuntansi perusahaan Anda harus melacak hutang bisnis Anda. Hutang yang berbeda didefinisikan dan dilaporkan secara berbeda. Definisi hutang dagang adalah jumlah hutang Anda kepada pemasok atau penyedia layanan yang memberikan kredit kepada Anda. Hutang tagihan adalah dokumen yang menunjukkan berapa banyak Anda berutang untuk pembelian kredit.
Hutang dan Piutang Usaha
Perbedaan antara hutang dan piutang dagang adalah perbedaan antara pembelian secara kredit dan penjualan secara kredit. Ketika Anda membeli secara kredit, Anda menambahkannya ke kategori hutang dagang di buku besar Anda. Ketika Anda menjual secara kredit, Anda menambahkan tagihan ke piutang.
Misalkan Anda memiliki toko perangkat keras dan memesan $ 5.000 alat untuk dijual kembali di toko Anda. Jika Anda menjalankan bisnis Anda berdasarkan uang tunai, Anda tidak perlu memasukkan $ 5.000 dalam akun Anda sampai Anda membayarnya. Jika Anda beroperasi secara akrual, Anda segera menambahkan $ 5.000 sebagai hutang. Jika tagihan masih belum dibayar saat Anda membuat neraca untuk kuartal tersebut, Anda mencantumkannya sebagai kewajiban. Ketika Anda akhirnya membayar tagihan, Anda menghapus $ 5.000 dari hutang dan mengurangi saldo rekening tunai Anda sebesar $ 5.000 juga.
Pada piutang dagang, semuanya bekerja secara terbalik. Misalnya, ketika pelanggan Anda membayar Anda, Anda menurunkan piutang dan menambah uang dengan jumlah yang sama. Piutang dagang merupakan aset, bukan kewajiban.
Hutang Tagihan
Hutang akun adalah kategori dalam buku besar Anda. Hutang tagihan mengacu pada faktur aktual yang Anda terima dari vendor atau pemasok. Ketika pemasok yang menjual alat seharga $ 5.000 kepada Anda mengirimi Anda tagihan untuk pengiriman, faktur itu adalah tagihan yang harus dibayar. Begitu juga tagihan bulanan Anda untuk cahaya, air, dan utilitas lainnya.
Karena transaksi hutang biasanya disertai dengan faktur atau tagihan, biasanya merujuk pada hutang yang terutang dan hutang yang seolah-olah merupakan hal yang sama. Namun, beberapa perusahaan lebih suka memisahkan beberapa tagihan mereka, misalnya meletakkan tagihan utilitas dalam kategori utilitas terpisah yang harus dibayar. Ini berguna jika, katakanlah, perusahaan ingin memantau pengeluaran utilitasnya atau mempertimbangkan pengeluaran lainnya secara terpisah dari tagihan utilitas.
Akuntansi Hutang wesel bayar
Hutang wesel terdengar seperti nama lain untuk wesel bayar, tetapi berbeda. Ada juga perbedaan antara hutang dan wesel bayar. Seperti halnya utang dagang, utang wesel adalah entri akuntansi yang mengidentifikasi uang yang harus dibayar perusahaan Anda. Perbedaannya adalah bahwa wesel bayar adalah hutang dengan wesel bayar yang dilampirkan, bukan tagihan.
Misalkan alih-alih membeli barang senilai $ 5.000 untuk toko Anda, Anda meminjam $ 5.000 dari bank. Sebagai bagian dari perjanjian pinjaman, Anda menandatangani surat promes yang merinci pokok, tingkat bunga dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Anda mencatat utang dalam akun Anda dengan menambahkan $ 5.000 ke dalam kategori wesel bayar, bukan pada hutang. Karena uang kertas itu bukan tagihan, uang itu juga bukan tagihan.
Membuat Neraca
Perbedaan lain antara hutang yang terutang, hutang yang dibayarkan dan wesel bayar adalah bahwa hutang yang terbayar bukanlah entri pada laporan keuangan Anda. Hutang yang diwakili oleh faktur berlaku sebagai pembukuan hutang. Anda mencatatnya di bagian "kewajiban" pada neraca bersama dengan wesel bayar.
Neraca adalah persamaan; aset di satu sisi sama dengan total kewajiban ditambah ekuitas pemilik. Entri buku besar dengan "hutang" dalam nama adalah kewajiban. Itu bisa termasuk hutang upah, hutang gaji, hutang bunga dan hutang pajak penghasilan.
Katakanlah total aset perusahaan Anda $ 175.000. Satu-satunya kewajiban Anda ketika Anda menyusun neraca adalah $ 60.000 dalam hutang dan $ 40.000 dalam wesel bayar. Jika Anda mengurangi kewajiban dari aset, itu menyisakan $ 75.000 sebagai ekuitas pemilik. Jumlah itulah yang akan dibagi pemilik jika perusahaan memutuskan untuk tutup mulut.
