Dalam dunia akuntansi, transaksi pendapatan dan pengeluaran dicatat menggunakan proses khusus yang diatur untuk melacak dan mengklasifikasikan setiap transaksi agar mudah diingat di lain waktu. Akuntan mencatat transaksi secara terus menerus, dan setiap bulan harus dapat mengurutkan dan mengklasifikasikan data ini ke dalam format yang menghasilkan seperangkat laporan keuangan termasuk laporan laba rugi perusahaan dan neraca. Setiap bagian dari transaksi keuangan tertentu dicatat dalam akun yang menggunakan pengidentifikasi yang disebut kode buku besar.
Kiat
-
Perusahaan sering menggunakan kode buku besar (GL) untuk mengklasifikasikan data akuntansi dalam beberapa cara berbeda. Kode-kode ini memungkinkan perusahaan untuk mengurutkan data transaksi sehingga dapat menghasilkan beberapa laporan akuntansi yang berbeda dan memberikan kemampuan untuk menganalisis transaksi akuntansi perusahaan dalam berbagai cara yang bermanfaat.
Apa itu Kode GL?
Perusahaan sering menggunakan kode buku besar (GL) untuk mengklasifikasikan data akuntansi dalam beberapa cara berbeda. Kode dapat berkisar dari string tiga digit sederhana hingga kode dengan beberapa bagian, masing-masing menunjuk penggolong seperti nomor anak perusahaan, unit bisnis, departemen atau kategorisasi lainnya.
Kode-kode ini memungkinkan perusahaan untuk mengurutkan data transaksi sehingga dapat menghasilkan beberapa laporan akuntansi yang berbeda dan memberikan kemampuan untuk menganalisis transaksi akuntansi perusahaan dalam berbagai cara yang bermanfaat.
Akun kode GL ini diatur dalam urutan tertentu, ditentukan oleh prinsip akuntansi entri ganda. Kode GL digunakan secara berurutan mulai dari aset seperti uang tunai, piutang, inventaris dan peralatan, hingga liabilitas dan ekuitas pemegang saham. Jumlah akun di bagian ini dapat berjumlah sedikitnya lima, atau sebanyak 100 atau lebih, tergantung pada kompleksitas perusahaan.
Daftar akun GL juga mencakup akun yang menyusun laporan laba rugi, dari pendapatan dan akun pendapatan lainnya hingga akun beban operasional dan non-operasional, seperti beban bunga.
Buku Besar
Buku besar umum perusahaan bertindak sebagai catatan utama untuk semua transaksi keuangan. GL dapat mencakup sub-buku besar, misalnya, untuk menyimpan catatan oleh unit bisnis, yang semuanya digabungkan ke dalam buku besar umum. Semua informasi ini kemudian menjadi dasar bagi laporan keuangan perusahaan.
GL menyimpan detail pada setiap transaksi akuntansi. Informasi ini berguna ketika, beberapa tahun kemudian, seorang akuntan perlu mengingat mengapa perusahaan menghabiskan sejumlah besar uang untuk perlengkapan kantor satu bulan, atau perusahaan membayar tagihan dua kali secara tidak sengaja dan perlu menggali rincian pembayaran untuk memilah masalah. Akuntan sering membuat catatan dalam sistem komputer ketika melakukan transaksi entri jurnal ke GL untuk referensi di masa mendatang.
Apa Entri dalam Buku Besar?
Entri buku besar dicatat transaksi yang dilakukan perusahaan yang melibatkan uang. Transaksi-transaksi ini biasanya dibuat menjadi jurnal akuntansi terlebih dahulu, dan informasi ini dirangkum dan diposting ke buku besar.
Misalnya, ketika perusahaan membeli perlengkapan kantor, perusahaan mencatat kas keluar dengan membuat jurnal jurnal kredit ke akun kas neraca, entri jurnal debit untuk menambah akun aset perlengkapan kantor, dan jurnal jurnal debit ke akun pengeluaran kantor, yang akan ditampilkan pada laporan laba rugi.
Setelah menyelesaikan entri jurnal ini, akuntan mempostingnya ke buku besar untuk menyelesaikan proses entri. Banyak sistem akuntansi terkomputerisasi menjaga proses entri jurnal transparan sehingga tampaknya semua transaksi dilakukan langsung ke buku besar.
Bagan Akun
Akun GL mematuhi perintah dan struktur tertentu, yang disebut bagan akun yang memungkinkan untuk memeriksa jenis kesalahan tertentu dan menghasilkan laporan keuangan yang konsisten dan teratur. Perusahaan biasanya menggunakan akuntansi entri ganda ketika merekam ke buku besar, dan harus menggunakan debet dan kredit yang saling hapus untuk mencatat setiap entri.
Daftar utama kode akun GL atau bagan akun mencantumkan semua akun neraca, kemudian semua akun laporan laba rugi. Akuntan kemudian dapat menjalankan laporan yang disebut saldo percobaan, yang menunjukkan setiap akun GL dan saldo yang sesuai. Karena setiap transaksi harus memiliki setidaknya satu debit dan entri kredit yang secara langsung saling mengimbangi, laporan neraca saldo harus menunjukkan bahwa jumlah semua akun sama dengan nol. Jika tidak, debit atau kredit dapat hilang atau salah dicatat.
