Surat atau dokumen piagam adalah catatan resmi yang ditandatangani yang mendefinisikan proyek atau organisasi secara tertulis. Piagam ini dirancang untuk menentukan proyek, termasuk tujuan dan misi. Dengan tujuan yang jelas, sebuah proyek akan lebih mungkin untuk berhasil. Organisasi atau perusahaan Anda harus membuat dan menyetujui surat piagam sebelum melakukan proyek skala besar untuk memastikan kesepakatan tentang semua aspek rencana. Langkah-langkah untuk menulis surat piagam dapat bervariasi tergantung pada proyek khusus Anda tetapi ada beberapa langkah umum.
Sertakan nama proyek atau organisasi di bagian atas piagam Anda. Tambahkan nama manajer dan anggota organisasi penting lainnya.
Tetapkan tujuan dan misi organisasi Anda di paragraf pembuka piagam Anda. Pastikan semua anggota organisasi menyetujui tujuan dan bahwa mereka dapat dicapai.
Tentukan apa persyaratannya untuk menjadi anggota organisasi Anda. Misalnya, jika Anda membuat surat piagam untuk klub sepakbola anak muda, Anda harus memasukkan persyaratan usia dan tempat tinggal dalam piagam Anda.
Atur bagaimana asosiasi akan dijalankan. Jika ada hierarki tertentu, sertakan detail itu dalam piagam. Misalnya, jika organisasi Anda memiliki direktur, manajer, dan pemimpin tim, Anda ingin menentukan kepada siapa masing-masing posisi melapor.
Masukkan tanggung jawab masing-masing anggota organisasi atau tim proyek Anda. Semakin banyak rincian yang Anda tambahkan dalam surat piagam Anda, semakin sedikit kebingungan nantinya.
Tambahkan bagian tertentu dalam surat piagam Anda yang menentukan cara menambahkan amandemen. Tidak dapat dihindari, Anda akan memikirkan hal lain untuk dimasukkan dalam piagam Anda di kemudian hari. Kembangkan rencana dengan organisasi Anda untuk cara menambahkan amandemen.
Tinjau surat piagam dengan anggota organisasi Anda. Cobalah untuk memasukkan informasi sebanyak mungkin. Ini adalah dokumen yang mengatur dan harus dirinci.
Tanda tangani dan beri tanggal pada dokumen. Anggota dewan lainnya yang membantu membuat surat piagam juga harus menandatangani piagam tersebut. Berikan salinan kepada anggota organisasi Anda dan file salinan dalam catatan klub Anda.
