Di era Internet dan perusahaan besar, Anda terkadang tidak tahu kepada siapa Anda harus menangani korespondensi Anda. Bahkan situs web perusahaan atau yayasan tidak selalu membantu; sering kali, nama-nama kepala departemen tidak terdaftar, atau Anda bahkan tidak dapat menemukan informasi sama sekali kecuali alamat perusahaan. Namun, bisnis di seluruh negeri menerima surat setiap hari, bahkan dengan alamat misterius dan tanpa direktori pegawai publik.
Cari perusahaan secara online. Klik tautan yang mengatakan "Hubungi kami;" jika tautan ini tidak ada di atas, biasanya di sepanjang bagian bawah halaman dalam daftar kecil tautan tambahan.
Mulailah surat itu dengan mengetikkan alamat Anda, tanpa nama Anda. Lewati satu baris, dan ketikkan tanggal lengkap.
Temukan daftar departemen atau kontak dan salin alamatnya. Jika Anda tidak dapat menemukan alamat departemen, gunakan alamat perusahaan umum. Rekatkan alamat ini ke surat Anda.
Ketikkan nama orang dan departemennya di atas alamat perusahaan pada surat, jika Anda tahu informasi itu. Jika Anda tidak memiliki nama atau nama departemen, ambil tebakan berpendidikan di departemen mana yang Anda butuhkan. Misalnya, departemen umum di perusahaan atau yayasan besar termasuk "sumber daya manusia," "pemasaran" dan "hubungan pelanggan." Bahkan jika Anda salah dengan nama departemen, mendaftarkan departemen umum akan membantu resepsionis merutekan surat Anda dengan benar.
Alamat surat ke "Bapak / Ibu yang terhormat. (Nama Belakang):" jika Anda tahu nama penerima, atau "Tuan atau Nyonya:" jika Anda tidak tahu nama kepala departemen yang sesuai. Jangan pernah menulis "Kepada siapa pun yang berkepentingan:" karena kedengarannya tidak profesional.
Lengkapi sisa surat itu.
Salin seluruh alamat perusahaan dengan nama departemen dan karyawan, jika ada, ke dalam amplop.
