Menulis surat bisnis bisa rumit. Anda duduk untuk lari surat cepat dan ledakan, Anda bingung dalam salam. Menulis kepada satu orang memiliki masalah yang cukup jika Anda tidak tahu nama atau jenis kelamin orang tersebut. Saat Anda menambahkan beberapa orang, pertanyaannya berlipat ganda. Berapa banyak orang yang Anda kirimi surat? Dua, tiga, atau kerumunan? Apakah Anda kenal mereka dengan namanya? Apakah mereka teman dekat Anda, atau kenalan yang lewat? Untungnya, ada aturan dan pedoman untuk semua situasi ini.
Menulis ke Dua atau Tiga
Jika Anda menulis dua atau tiga, itu adalah jawaban yang mudah: Cukup tulis nama mereka. Jika Anda mengenal mereka dengan baik dan menggunakan nama depan, Anda dapat menggunakan nama depan mereka, seperti "Dear Will, Kiersten dan Pat."
Jika Anda tidak mengenal mereka dengan baik, atau Anda tidak yakin apakah nama depan itu pantas, gunakan lebih banyak formalitas: "Dear Mr. Sothers, Ms. Thompson dan Ms. Crump." Secara umum, Anda tidak akan disalahkan karena terlalu formal, tetapi alis akan naik jika Anda terlalu informal.
Menulis ke Grup
Saat Anda menulis kepada lebih dari tiga orang, mengeja nama terlihat rumit. Orang-orang cenderung merasa mereka hanya salah satu dari daftar panjang. Lebih baik menggunakan istilah grup seperti "Dear Team" atau "Dear Colleagues." Sangat lucu bagaimana mengeja nama grup dapat membuat mereka merasa seperti orang banyak, tetapi "Tim yang Terhormat" membuat mereka merasa seperti milik grup; mereka adalah bagian dari tim. "Kolega yang Terhormat," kata Anda menganggap mereka layak menjadi kolega, peserta yang setara dan dihargai.
Namun, jangan gunakan "Kolega yang Terhormat" ketika menulis surat kepada orang-orang yang lebih senior dari Anda. Secara teknis, mereka adalah atasan Anda, bukan kolega Anda. Tetapi jika mereka juga ada di tim, maka "Tim yang Terhormat" akan bekerja dengan baik.
Cara Memberi Nama
Menulis kepada orang-orang dengan nama jika memungkinkan. Misalnya, jika beberapa orang telah menulis kepada Anda tentang suatu subjek dan Anda ingin membalasnya, berusahalah untuk menemukan dan menggunakan nama mereka. Jika Anda melamar pekerjaan, atau Anda berada dalam situasi lain di mana Anda ingin mengesankan seseorang, mencari tahu nama mereka menunjukkan bahwa Anda akan melakukan upaya ekstra dalam pekerjaan Anda, juga, jika dipekerjakan. Apakah Anda kenal seseorang di perusahaan yang bisa mengetahui nama-nama personel sumber daya manusia yang terlibat?
Gagasan lain adalah membuka situs web organisasi dan melihat apakah direktur atau manajer departemen terdaftar. Jika itu satu-satunya nama yang Anda lihat, Anda dapat menyebut surat itu sebagai: "Bapak Burns dan Kolega yang Terhormat" atau "Bapak Burns yang terhormat dan Anggota Komite Seleksi." Jika Anda tidak menemukan nama tertentu, menulis "Anggota Komite Seleksi yang Terhormat" akan baik-baik saja. Meskipun Anda dapat menulis, "Komite Seleksi yang Terhormat," menambahkan "anggota" memberikan sentuhan khusus. "Anggota" mengakui bahwa Anda melihatnya sebagai individu, bukan hanya sebagai satu komite besar tanpa nama.
Berkeliling Jender
Dengan nama-nama seperti John, Maryann, Wayne dan Daisy, mudah untuk mengetahui jenis kelamin mereka. Nama-nama lain dapat membuat Anda terus menebak, seperti Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew dan Alex. Terkadang ejaan mereka memberi mereka. Misalnya, Adrian biasanya laki-laki, sedangkan Adrienne perempuan. Tetapi nama-nama menentang aturan ejaan yang umum, jadi jika Anda tidak tahu, jangan berasumsi.
Jika seseorang yang Anda kenal mungkin mengenal orang tersebut, Anda mungkin bisa mengetahuinya. Juga, periksa situs web untuk melihat apakah orang tersebut ditulis tentang dan disebut sebagai dia. Pencarian internet umum untuk nama tersebut mungkin menghasilkan jawaban juga. Jika semua itu tidak menjawab pertanyaan gender, boleh saja menulis "Dear Chris Trainor."
Kepada Siapa atau Tidak
Walaupun "Kepada Siapa Berkepentingan" terdengar kaku dan sangat formal, itu masih merupakan salam yang diterima untuk digunakan ketika Anda tidak memiliki petunjuk apa pun kepada siapa Anda menulis.
Di sisi lain, "Tuan-tuan yang terhormat" sudah ketinggalan zaman. Ini adalah jebakan tata bahasa yang merupakan sisa dari hari-hari ketika bisnis menjadi domain pria. "Tuan-tuan yang terhormat" tidak pantas hari ini ketika surat Anda bisa diterima oleh seorang wanita. "Tuan-tuan atau Nyonya-nyonya yang Terhormat" setidak-tidaknya mengakui bahwa seorang wanita bisa menjadi satu penerima, tetapi kedengarannya masih kuno. Pertama-tama, tidak ada lagi yang disebut sebagai Tuan atau Madam, kecuali mungkin oleh kepala pelayan atau sopir mereka. Jika Anda tidak memiliki nama dan tidak tahu jenis kelaminnya, cobalah sesuatu yang berbeda, seperti "Salam" atau "Halo." Ini terdengar ramah dan sesuai gender.
Manners Matter di Email, Too
Dalam semua kasus kecuali kasus yang paling formal, dapat mengirim surat email daripada mengirim surat. Banyak posting pekerjaan menyarankan balasan email. Email adalah bentuk komunikasi yang lebih santai, tetapi seperti dalam surat lamaran, aturan tata bahasa dan tata krama masih berlaku. Kesalahan dan kesalahan ejaan akan diperhatikan dan Anda akan dinilai oleh mereka.
Pedoman yang sama berlaku saat menulis kepada dua atau tiga orang atau grup. Namun, saat mengirim email, penting untuk meletakkan alamat email di bidang "bcc" daripada pada "Ke". Banyak orang tidak ingin alamat email mereka menjadi pengetahuan umum, terutama ketika sangat mudah untuk meneruskan email dengan info kontak semua orang di depan mata. "bcc," yang merupakan kependekan dari "blind carbon copy," berarti Anda dapat melihat alamatnya tetapi penerima lainnya tidak dapat.
