Anda tidak memerlukan kantor hijau untuk menghemat waktu, energi, dan sumber daya dalam komunikasi bisnis Anda. Pastikan bahwa dua orang mendapatkan pesan yang sama dengan cara yang paling efisien dengan menyapa keduanya dalam surat bisnis yang sama.
Ketika Anda Memiliki Dua Alamat
Bayangkan Anda memiliki wawancara untuk pekerjaan impian Anda. Ketika Anda memasuki kantor manajer perekrutan, Anda menemukan wawancara Anda dengan dua manajer, bukan satu. Mengatasi hanya satu surat terima kasih pasca-wawancara kepada kedua manajer itu jauh lebih mudah daripada membuat dua surat terpisah. Dalam hal ini, kedua manajer perekrutan mendapatkan pesan yang sama - bahwa Anda tertarik pada pekerjaan dan Anda menghargai waktu mereka. Dalam contoh lain, Anda mungkin ingin menyampaikan surat bisnis kepada dua orang yang berada di lokasi yang berbeda dan ini benar-benar dapat diterima, dan bahkan lebih disukai, ketika Anda ingin menyampaikan pesan yang sama kepada kedua penerima.
Format
Format untuk surat bisnis Anda untuk dua orang adalah sama dengan untuk satu orang. Baris teratas harus berisi tanggal, kemudian dua baris ke bawah adalah nama Anda dan alamat pengirim. Lewati dua baris lainnya dan gunakan masing-masing satu baris untuk nama dan judul penerima, alamat jalan, dan nomor suite, diikuti oleh kota, negara bagian, dan ZIP. Saat Anda menambahkan orang lain, mulailah informasi penerima kedua dua baris ke bawah dari penerima pertama. Selalu periksa ulang ejaan, judul dan alamat surat untuk masing-masing penerima - jika Anda harus, tanyakan pada resepsionis untuk informasi yang benar. Banyak bisnis memiliki alamat surat khusus yang mungkin berbeda dari lokasi fisik perusahaan.
Urutan Yang Tepat
Saat Anda menulis surat bisnis untuk dua orang, ikuti protokol yang sama untuk perkenalan bisnis. Membuat daftar penerima adalah mudah jika Anda menulis kepada CEO dan manajer departemen: nama dan alamat surat untuk CEO harus didaftar terlebih dahulu, berdasarkan hierarki organisasi. Jika Anda tidak tahu posisi mereka masing-masing, buatlah daftar nama sesuai urutan abjad, menggunakan nama keluarga orang tersebut.
Salam
Menulis surat bisnis memerlukan nada formal, seperti "Dear Mr. Smith" atau "Dear Ms. Jones." Saat Anda menulis kepada dua pria, gunakan bentuk jamak dari Mr., yaitu Tuan. Misalnya, mulailah surat Anda dengan "Tuan Yang Terhormat. Smith dan Jackson." Perhatikan tanda baca Anda juga. Tanda titik dua setelah salam adalah formal dan koma bersifat informal. Tentu saja, jika Anda menggunakan nama depan dengan kedua orang yang dituju, gunakan "Sue dan John yang terhormat," dengan koma.
Hormat atau Salam?
Penutupan yang Anda pilih untuk surat bisnis Anda untuk dua orang juga mungkin tergantung pada hubungan yang Anda miliki dengan keduanya dan jenis bisnis. "Hormat," "Hormat saya," dan bahkan "Hormat," adalah cara profesional untuk menutup surat Anda, tetapi "Hormat kami," diterima secara luas sebagai standar dan penutupan yang tepat. Penutupan militer yang umum adalah "Sangat hormat," tetapi jika Anda menulis surat terima kasih pasca wawancara, "Terima kasih atas pertimbangan Anda," menambahkan sentuhan yang bagus.
