Seringkali dalam bisnis perlu mengirim komunike perusahaan yang penting kepada sekelompok orang, memberi tahu mereka tentang perubahan atau revisi kebijakan dan prosedur perusahaan. Jika orang-orang itu termasuk dalam kelompok formal, ada sejumlah opsi untuk menyurati mereka.
Mengatasi Kelompok dalam Surat
Gunakan nama yang ditunjuk resmi untuk grup jika grup diatur secara formal dan dikenali dengan nama itu. Jika grup tersebut adalah Putri Revolusi Amerika, misalnya, sangat tepat untuk menyurati surat kepada grup tersebut dengan menggunakan "Anak-anak Perempuan Revolusi Amerika." Ini adalah cara paling formal untuk mengakui informasi dalam surat itu adalah untuk Konsumsi kelompok penuh, tetapi diragukan bahwa surat itu sendiri akan dibagikan kepada kelompok secara keseluruhan, tetapi lebih kepada para perwira dan manajernya.
Juga dapat diterima untuk menyapa kelompok dengan gelar kolektif mereka, tanpa menyebutkan "Sayang." Anda dapat memulai surat dengan "Ke Semua Manajer Akun" atau "Ke Pengawas Pergeseran Malam."
Jika grup tersebut adalah grup yang ingin Anda tujukan pada seseorang yang judul dan namanya tidak diketahui, pantas menggunakan sapaan "Kepada Siapa Peduli." Sementara frasa ini mengasumsikan bahwa itu ditujukan untuk seorang individu, itu adalah tepat untuk digunakan saat menyapa grup. Penghormatan ini, meskipun benar dan sesuai, tidak memiliki wewenang yang berasal dari menangani surat penting dengan nama dan jabatan orang yang dapat dihubungi.
Gunakan sebutan sederhana seperti "Distribusi," atau bahkan "Lihat Distribusi," di bidang "Kepada" memorandum bisnis, terutama jika surat itu adalah internal. Nama-nama semua individu dalam daftar distribusi harus sepenuhnya diungkapkan dalam surat, biasanya sebagai bagian dari bagian catatan kaki. Daftar ini dapat disusun berdasarkan abjad atau berdasarkan hierarki organisasi dengan nama-nama manajer senior yang terdaftar pertama kali dalam urutan peringkat, diikuti oleh daftar alfabet semua bawahan.
Sebutkan nama, jabatan, dan alamat semua pihak yang berkepentingan jika grup itu kecil dan tidak terhubung oleh asosiasi dengan satu perusahaan. Metode ini adalah salah satu kemudahan bagi penerima surat, yang dilengkapi dengan panduan referensi yang berguna untuk semua pihak dalam satu komunike.
