Walaupun email cepat dan panggilan telepon cukup untuk banyak keperluan bisnis, masih ada beberapa hal yang perlu ditangani dengan keabadian dan profesionalisme surat. Situasi yang berbeda membutuhkan surat yang berbeda, dan walaupun ada banyak alasan berbeda yang mungkin membuat Anda perlu menulis surat profesional, akan lebih baik jika Anda membiasakan diri dengan beberapa jenis surat bisnis yang lebih umum sebelumnya.
1. Pesan Surat Penempatan
Sesuai dengan namanya, surat penempatan pesanan ditulis untuk memesan barang. Surat-surat ini sangat umum, tetapi juga sangat formal dan harus ditulis dengan cara yang sangat tepat dan spesifik, itulah sebabnya mungkin membantu untuk mencari template untuk surat-surat ini sebelum menulis satu.
2. Surat Pengantar Penjualan
Ketika Anda ingin menjual produk ke pelanggan baru, Anda harus memperkenalkan diri. Ini sangat mirip dengan cara Anda memperkenalkan diri kepada seseorang di sebuah pesta karena Anda ingin membuat kesan pertama yang bagus dalam kedua situasi. Anda ingin menunjukkan kepada pelanggan target Anda produk atau layanan apa yang Anda tawarkan, bagaimana ini dapat membantu mereka dan apa yang membuat bisnis Anda berbeda dari orang lain.
3. Pengumuman Surat Edaran
Surat edaran dinamai demikian karena diedarkan ke khalayak luas. Dengan kata lain, sementara sebagian besar surat adalah korespondensi pribadi antara dua atau lebih pihak, surat edaran didistribusikan ke kelompok besar sekaligus. Karena ini ditujukan untuk banyak pembaca, mereka harus ditulis untuk anggota audiens target Anda. Ingatlah untuk juga menjaga mereka agar cukup umum untuk menarik semua orang yang menerimanya.
4. Surat Ucapan Terima Kasih
Surat-surat ini dikirim hanya untuk menyatakan bahwa perusahaan Anda menerima dokumen atau paket bisnis. Mereka pada dasarnya beroperasi sebagai tanda terima dan harus dikirim segera setelah barang diterima.
5. Surat Tindak Lanjut
Surat tindak lanjut dapat dikirim setelah banyak jenis korespondensi. Pelamar pekerjaan dapat mengirim tindak lanjut setelah wawancara. Seorang tenaga penjualan dapat mengirim satu atau dua minggu setelah mengirim surat penjualan pengantar. Mereka dapat dikirim setelah pertemuan untuk menegaskan kembali perjanjian yang dibuat oleh kedua belah pihak. Pada dasarnya, ini hanya berfungsi untuk mengingatkan penerima komunikasi sebelumnya dan untuk mendorong kemajuan pada langkah selanjutnya dari hubungan atau proyek.
6. Surat Permintaan Maaf Layanan Pelanggan
Dalam dunia bisnis, terkadang ada yang salah. Apakah itu merupakan kesalahan perusahaan Anda dan apakah hal itu dapat dicegah atau tidak, surat permintaan maaf dapat memperbaiki hubungan dengan pelanggan yang salah. Surat-surat ini sering melewati departemen hukum untuk memastikan perusahaan tidak membuka diri terhadap tanggung jawab hukum.
7. Surat Kepentingan
Walaupun letter of interest paling umum digunakan oleh pencari kerja yang memberi tahu pengusaha tentang minat mereka dalam suatu posisi dengan perusahaan, mereka juga dapat digunakan untuk menyatakan bahwa perusahaan Anda tertarik untuk mengerjakan proyek tertentu dengan perusahaan lain atau organisasi nirlaba.
8. Surat Belasungkawa
Apakah berkabung atas kehilangan seorang karyawan, saingan, mitra atau siapa pun dalam lingkaran profesional Anda, surat belasungkawa tidak mudah untuk ditulis tetapi bisa menjadi isyarat menyentuh bagi mereka yang paling terkena dampak kematian.
9. Memorandum Di Kantor
Walaupun memo sering bersifat informal, komunikasi internal ini seperti surat bisnis dari satu karyawan ke karyawan lainnya. Memo dapat ditulis pada hampir semua subjek, mulai dari penambahan kode berpakaian hingga pelanggaran serius karyawan.
10. Surat Rekomendasi
Meskipun selalu baik untuk memuji seorang karyawan yang melampaui dan melampaui, ini harus dicadangkan untuk tindakan yang benar-benar luar biasa karena semakin sering mereka dibagikan, semakin sedikit artinya bagi mereka yang menerimanya.
