Dalam akuntansi ada beberapa dokumen keuangan yang digunakan untuk melacak transaksi perusahaan dan kesehatan keuangan secara keseluruhan. Buku besar dan neraca adalah dua dokumen utama dalam proses akuntansi perusahaan. Meskipun mereka memasukkan informasi serupa, buku besar umum dan neraca tidak sama. Tujuan mereka terpisah dan metode pencatatan informasi di masing-masing berbeda.
Definisi
Semua transaksi diposting ke buku besar dari jurnal harian menggunakan sistem debit dan kredit, seperti yang Anda gunakan dalam buku cek. Ini adalah inti dari catatan keuangan perusahaan Anda, melacak setiap transaksi sejak hari pertama sejarah perusahaan Anda. Neraca tidak dicatat secara detail seperti buku besar. Ini adalah potret kesehatan keuangan perusahaan dalam hal aset dan kewajiban pada titik waktu tertentu.
Struktur
Akun dalam buku besar dikelompokkan dalam lima kategori; aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan biaya. Biasanya ada halaman terpisah untuk setiap akun yang dilacak oleh buku besar. Transaksi dicatat dalam buku besar saat terjadi untuk setiap akun. Sebagai contoh, pembayaran yang dilakukan kepada kreditor akan dicatat di bawah "biaya," dan pada hari yang sama jika pelanggan melakukan pembayaran kepada perusahaan, itu akan dicatat dalam "pendapatan." Neraca tidak dibagi menjadi beberapa halaman terpisah. Sebagai gantinya, total untuk setiap kategori dicatat saat mereka berdiri untuk periode itu. Misalnya, total pendapatan pada 31 Desember akan dicatat dan pengeluaran juga akan dijumlahkan dan dicatat. Jadi pembayaran kepada kreditor A, B dan C akan dijumlahkan, bukan dicatat secara individual.
Tujuan
Buku besar digunakan sebagai sumber data untuk dokumen keuangan lainnya, termasuk neraca. Buku besar melacak transaksi dan mencatat semua data untuk perusahaan sehingga dokumen keuangan lainnya dapat dikompilasi secara akurat. Inkonsistensi, kesalahan akuntansi, dan kerugian dapat dilacak melalui buku besar. Neraca menunjukkan siapa pun yang melihatnya (seperti kreditor, misalnya) apa yang dimiliki perusahaan serta apa yang berutang kepada pihak lain pada tanggal penyelesaiannya. Neraca sering digunakan untuk menentukan apakah suatu bisnis memenuhi syarat untuk kredit atau pinjaman. Kreditor, investor (potensial dan saat ini), manajemen, pemasok, pelanggan, agen pemerintah dan serikat pekerja menggunakan neraca untuk memperkirakan di mana perusahaan akan berada, atau bagaimana kelihatannya secara finansial. Untuk kreditor, ini adalah alat untuk memperkirakan "risiko" perusahaan ketika mempertimbangkan pinjaman. Untuk CEO atau presiden perusahaan, neraca membantu menentukan apakah perusahaan memiliki terlalu banyak persediaan atau apakah perlu meningkatkan pendapatan.
