Apakah Anda bekerja di industri medis atau tidak, mungkin ada saatnya Anda harus mengirim surat kepada beberapa spesialis medis yang bekerja di area yang terpisah tetapi terkait. Dokter-dokter ini mungkin dilampirkan ke rumah sakit yang sama, atau mereka dapat bekerja di banyak lokasi. Salah satu alasan penting untuk menulis ke banyak dokter adalah untuk membantu mereka berkolaborasi secara efektif satu sama lain dan dengan Anda mengenai masalah yang sedang dihadapi.
Tulis Satu Surat
Saat menulis ke banyak dokter di praktik medis yang sama atau di departemen yang sama di rumah sakit, boleh saja menulis satu surat yang ditujukan kepada semua penerima. Misalnya, Anda dapat mengirim surat ke:
Zoe Smith, M.D., Dokter Kepala
Rhonda Allen, M.D., Direktur, Manajemen Berat Badan
Thomas Kenelm, M.D., Kedokteran Keluarga
Pusat Perawatan Primer Acme
Yardley, PA 19067
Para dokter kemungkinan memiliki jabatan profesional yang berbeda, yang harus Anda hormati, sebagai rasa hormat. Jika ada hierarki yang jelas, maka daftarkan nama dokter sesuai urutan senioritas atau peringkat akademik. Jika tidak, gunakan urutan abjad. Merupakan kebiasaan untuk mengirim surat dan amplop terpisah ke masing-masing penerima, jadi cetak salinan asli untuk setiap dokter.
Notasi Salinan Karbon
Untuk beberapa penerima di lokasi yang berbeda, yang mencakup departemen berbeda dalam rumah sakit besar yang sama, siapkan surat yang sama beberapa kali dengan masing-masing dokter sebagai penerima utama.
Ini memastikan bahwa setiap dokter menerima suratnya sendiri. Di bagian bawah setiap huruf, masukkan notasi "cc:", diikuti dengan nama dan judul dokter lain yang menerima salinan surat itu. "Cc" adalah singkatan dari "carbon copy" atau "courtesy copy." Ini menjelaskan kepada setiap dokter yang telah menerima salinan surat tersebut. Karena Anda ingin para dokter berkolaborasi, sertakan alamat dokter setelah nama yang diucapkannya.
Pilih Salam Anda
Saat menulis satu surat ke beberapa penerima, tulis "Dear" diikuti oleh nama-nama dokter sesuai urutan Anda menuliskannya di blok alamat: "Dr. Smith, Dr. Allen dan Dr. Kenelm yang terhormat," misalnya. Sertakan titik dua setelah nama akhir. Menyambut dokter dengan nama depan mereka tidak pernah dapat diterima ketika mengirim korespondensi resmi. Kecuali jika Anda mengirim undangan pernikahan ke beberapa teman dokter, jaga salam Anda tetap profesional.
Saat Mengatasi Panel
Jika Anda perlu menangani sejumlah besar dokter, seperti panel atau komite, mungkin lebih tepat untuk mengirimkan surat Anda ke panel umum dan memasukkan blok distribusi di akhir surat. Salam Anda akan menjadi "Panel Aplikasi Asuransi Jiwa:" atau serupa. Tuliskan nama, gelar profesional, dan alamat masing-masing anggota panel di blok distribusi, dan kirim salinan surat itu ke setiap orang yang terdaftar.
