Pemilik bisnis harus teliti dengan setiap aspek dari usaha mereka. Pengusaha yang ceroboh atau malas kehilangan waktu dan uang untuk memilah-milah tujuan; lebih lanjut, jika catatan bisnis dan sistem akuntansi tidak akurat, pemilik dapat dituduh melanggar undang-undang ketenagakerjaan negara bagian dan federal. Salah satu sistem yang perlu akurat adalah sistem penggajian.
Hasilkan Laporan Tahun-ke-Tanggal yang Akurat untuk Penghasilan Karyawan
Sistem penggajian harus dapat menyimpan dan menghasilkan laporan akurat tentang pendapatan karyawan. Dari sudut pandang pemilik bisnis, mampu menghasilkan laporan pendapatan tahun-ke-tahun membuat pengarsipan pajak bisnis sedikit lebih mudah: jumlah yang digunakan untuk menghitung pengurangan pajak untuk pengeluaran bisnis terkait karyawan (khususnya, pendapatan karyawan) dapat dengan mudah diakses. Dari sudut pandang seorang karyawan, dapat meminta catatan dari majikan tentang pendapatannya dapat menjadi sangat penting untuk mendapatkan pinjaman atau bantuan negara (seperti tunjangan cacat atau pengangguran).
Hasilkan Paychecks dan Pay Stubs
Tujuan yang sama pentingnya dari setiap sistem penggajian adalah untuk menghasilkan cek gaji dan membayar stub. Komputerisasi tugas ini menghemat waktu dan uang manajer dan pemilik bisnis; daripada meninjau kartu waktu secara manual dan menghitung jumlah cek berdasarkan jam kerja, sistem penggajian harus dirancang untuk secara otomatis menghitung angka-angka ini. Karyawan juga menghargai sistem penggajian yang tepat waktu: itu mengurangi kecemasan tentang menerima cek tepat waktu dan kecemasan tentang menerima cek untuk jumlah yang salah.
Bantu Pemilik Mematuhi Hukum Perburuhan
Sistem penggajian harus membuat kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan negara bagian dan federal lebih mudah, sementara pada saat yang sama membantu pemilik mengurangi biaya overhead. Misalnya, undang-undang federal mengamanatkan agar karyawan dibayar lembur jika mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam satu minggu kerja.
Sistem penggajian harus secara otomatis memperhitungkan pembayaran lembur. Ini membantu pengusaha untuk tetap berada dalam hukum ketika tiba saatnya untuk membayar lembur. Selain itu, karena pemberi kerja dapat menggunakan sistem untuk memeriksa jumlah jam kerja seorang karyawan, pemberi kerja dapat mengubah jadwal untuk menghindari membayar lembur tambahan (dengan demikian membantu pemberi kerja menjaga biaya lebih rendah).
Selanjutnya, sistem penggajian harus dapat mencetak formulir pajak dan angka-angka yang disyaratkan negara (seperti jumlah FICA) untuk membuat kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan lebih mudah.
