Banyak perusahaan mengeluarkan kartu kredit kepada karyawan untuk berbagai pembelian, termasuk perlengkapan kantor, makanan terkait bisnis, dan biaya perjalanan. Namun, kadang-kadang, karyawan dapat menyalahgunakan kartu kredit perusahaan, alih-alih menggesekkannya untuk jenis pengeluaran terkait pekerjaan yang salah atau, lebih buruk, untuk penggunaan pribadi, termasuk uang muka, perjalanan pribadi, pengeluaran terkait rumah dan banyak lagi. Setelah Anda mengetahui bahwa seorang karyawan telah menggunakan kredit perusahaan secara tidak tepat, bertindak cepat sehingga karyawan lain tidak mengikuti atau penyalahgunaan berlanjut.
Lihat catatan kredit perusahaan untuk menentukan biaya mana yang tidak pantas atau tidak terkait perusahaan. Sorot mereka dan buat salinan untuk departemen keuangan dan, jika perlu, arsip pegawai. Ini tidak hanya memberi Anda gambaran tentang seberapa banyak kartu telah disalahgunakan, tetapi juga memberi Anda titik referensi untuk digunakan ketika berbicara dengan karyawan.
Berunding dengan sumber daya manusia sebelum Anda berbicara dengan karyawan. Kemungkinannya adalah mereka harus berada di ruangan bersama Anda ketika Anda bertanya kepada karyawan tentang biaya. Selain itu, mereka dapat memberi tahu Anda bagaimana melanjutkan jika karyawan mengakui telah menyalahgunakan kartu untuk penggunaan pribadi, terutama jika ia tahu itu melanggar aturan perusahaan.
Jadwalkan rapat dengan karyawan. Tanyakan apakah dia menerima salinan pedoman perusahaan ketika dia menerima kartu. Ini memberi tahu Anda jika dia mengetahui kebijakan tentang penggunaan kredit perusahaan. Beri dia kesempatan untuk menjelaskan dan mencari tahu apakah tuduhan itu disengaja, apakah dia bahkan bertanggung jawab atas tuduhan itu atau apakah ini hanya kasus menggunakan kartu yang salah untuk jenis pembelian yang salah. Jika tindakan itu berbahaya dan disengaja, maka Anda mungkin perlu mengambil tindakan disipliner. Tingkat keparahan disiplin harus bergantung pada catatan keseluruhannya serta jumlah yang dibebankan, kesediaannya untuk mengakui ketidakbijaksanaannya dan tingkat penyesalan yang ia tunjukkan. Rekam percakapan, dengan seizinnya, jika Anda perlu melanjutkan masalah ini, seperti mengajukan tuntutan pidana.
Lakukan tindakan apa pun yang sesuai dengan tingkat penyalahgunaan. Jika itu hanya masalah penyalahgunaan yang tidak disengaja, maka ulangi pedoman tentang penggunaan kartu dan beri karyawan kesempatan lagi. Jika tuduhan itu bertujuan, gunakan pedoman perusahaan Anda untuk membuat keputusan terbaik dan memperhitungkan riwayat karyawan dan sifat dari tuduhan tersebut.Jika dakwaan mencapai ribuan, itu dianggap pencurian besar di sebagian besar negara bagian, dan Anda mungkin tidak punya pilihan selain menghubungi departemen kepolisian setempat dan meminta mereka mengajukan tuntutan terhadap karyawan tersebut.
Pedoman ketat lembaga tentang penggunaan kartu kredit. Menurut situs web Inside Indiana Business, periksa tagihan setiap bulan dan beri tanda yang mencurigakan. Buatlah peraturan bagi karyawan untuk bertanya sebelum meminta bayaran atas sejumlah uang tertentu. Batasi jumlah kartu yang Anda berikan kepada karyawan, sehingga hanya kartu yang perlu membeli persediaan secara teratur agar bisnis dapat mempertahankan akun kredit perusahaan.
