Saat menulis laporan untuk dipresentasikan pada rapat, Anda harus mengikuti beberapa pedoman dasar, yang sebagian besar mungkin Anda pelajari di sekolah. Misalnya, Anda harus yakin tentang tujuan laporan Anda, Anda harus fokus pada subtopik yang didefinisikan secara tepat dan Anda perlu menulis dengan audiens Anda dalam pikiran.
Ketahui terlebih dahulu latar belakang pendidikan dan pekerjaan peserta rapat. Ini membantu Anda mengetahui seberapa banyak topik yang perlu Anda jelaskan. Misalnya, bayangkan Anda sedang menyusun laporan tentang jumlah kecelakaan di persimpangan kota tertentu yang akan disajikan pada pertemuan Komite Lalu Lintas berikutnya. Jika tiga dari lima anggota komite memiliki latar belakang dalam penegakan hukum, Anda tidak perlu menjelaskan frasa seperti "menavigasi belokan."
Ingat saran guru bahasa Inggris sekolah menengah Anda: Jangan mencoba untuk mengatasi alam semesta. Tulis tentang segmen yang lebih kecil dari topik utama Anda. Itu membuat laporan Anda lebih mudah dimengerti. Misalnya, "keselamatan pejalan kaki" mungkin menjadi subjek utama untuk laporan studi lalu lintas, tetapi laporan Anda terbatas pada satu bagian dari subjek itu - meningkatkan keselamatan di dua persimpangan.
Pastikan untuk memberikan konteks yang cukup dalam pengantar dan kesimpulan Anda. Itu membantu para peserta rapat memahami pentingnya proposal Anda. Misalnya, jika laporan Anda merekomendasikan untuk merekrut petugas polisi tambahan untuk bekerja di pengadilan kota, perkenalan Anda akan menjelaskan perjuangan selama setahun pemerintah kota untuk mengimbangi kenaikan upah lembur yang dibayarkan kepada petugas polisi. Kesimpulannya akan menegaskan kembali bagaimana proposal ini hanyalah satu dari sekian banyak yang dapat membantu kota menyumbat anggarannya.
Biarkan judul laporan menyarankan apakah pertemuan telah dijadwalkan untuk menyelesaikan masalah atau untuk memberikan informasi.Misalnya, jika seorang manajer mengadakan rapat untuk memberi tahu anggota tim bahwa penjualan kuartal terakhir telah meningkat, gelar Anda mungkin, "Penjualan Triwulan Ketiga: Dampak dari Prosedur Layanan Pelanggan Baru."
Laporan biasanya ditujukan untuk mempengaruhi tindakan seseorang. Sebutkan umpan balik yang Anda harapkan - dan dari siapa. Misalnya, laporan pengawas sekolah tentang peningkatan nilai tes siswa dapat merekomendasikan dewan menyetujui resolusi yang mengubah program studi percontohan menjadi program permanen.
