Mempersiapkan dan menulis notulen rapat yang baik adalah keterampilan yang dapat diperoleh siapa pun dengan sedikit persiapan dan perhatian pada detail. Catatan pertemuan yang tidak memihak dan benar adalah persyaratan hukum bagi banyak bisnis. Apakah Anda menulis berita acara untuk bisnis, politik, sosial atau organisasi sukarela, berita acara itu akan menjadi bagian permanen dari sejarah organisasi. Dalam banyak kasus, menit disimpan selama bertahun-tahun, dekade dan kadang-kadang berabad-abad.
Item yang Anda butuhkan
-
Jadwal acara
-
Daftar hadir
-
Alat perekam
-
Buku catatan
Tiba di pertemuan lebih awal dengan agenda rapat, daftar peserta dan peralatan yang diperlukan untuk mencatat risalah. Pilih tempat duduk di dekat fasilitator pertemuan. Duduk dekat dengan fasilitator pertemuan memungkinkan Anda untuk mendengar lebih baik dan meminta klarifikasi dengan mudah.
Tanyakan apakah Anda dapat menggunakan alat perekam untuk merekam transkrip audio rapat. Jika Anda membuat catatan pada komputer, verifikasi itu berfungsi dengan benar, dan miliki buku catatan kertas dan instrumen penulisan untuk digunakan sebagai metode pencatatan cadangan jika komputer gagal.
Catat tanggal dan waktu rapat dipanggil untuk memesan. Catat esensi dari laporan petugas dan laporan komite. Biasanya, laporan lengkap terlampir pada risalah rapat. Rekam gerakan saat terjadi. Sertakan siapa yang memperkenalkan setiap gerakan, siapa yang mendukung gerakan dan apakah gerakan itu disetujui, yang dikenal sebagai "diusung", atau gagal. Jika item agenda diajukan - tidak ditindaklanjuti selama pertemuan tetapi ditunda untuk waktu berikutnya, catat siapa yang memperkenalkan mosi untuk tabel item dan siapa yang mendukung mosi. Catat pengumuman dan tanggal pertemuan tindak lanjut.
Temukan atau buat templat menit rapat. Organisasi Anda mungkin sudah memiliki templat menit rapat. Jika tidak, Anda dapat menggunakan salah satu dari banyak templat menit rapat yang tersedia online atau membuat templat Anda sendiri. Templat membutuhkan garis judul, badan, dan tanda tangan. Judul termasuk nama organisasi dan tanggal, waktu dan lokasi pertemuan.
Buat tubuh templat menggunakan agenda rapat sebagai panduan Anda. Sertakan hal-hal berikut di bagian itu: statistik kehadiran, persetujuan risalah rapat terakhir, laporan pejabat dan komite, bisnis lama, bisnis baru, pengumuman, dan waktu penundaan.
Pastikan templat mencakup garis tanda tangan dan garis tanggal untuk sekretaris dan otoritas yang menyetujui.
Siapkan menit Anda menggunakan templat. Hilangkan detail yang berlebihan. Catat apa yang telah diputuskan, siapa yang akan melakukan tindakan, kapan waktunya dan bagaimana organisasi akan tahu kapan tindakan itu selesai. Setelah Anda menyelesaikan draf pertama, tinjau transkrip audio rapat untuk memastikan Anda menangkap semua yang diperlukan. Kemudian edit menit Anda.
Risalah adalah catatan tindakan yang diambil organisasi. Ini bukan catatan dari semua yang dikatakan, yang merupakan transkrip. Jadikan menit Anda profesional. Jangan sertakan opini, penilaian, atau interpretasi Anda. Frasa seperti "debat panas" dan "komentar luar biasa" tidak mendapat tempat dalam risalah rapat profesional. Jangan pernah menyertakan gerakan yang ditarik.
Lampirkan laporan petugas dan komite ke risalah lengkap Anda. Buat jumlah salinan yang diperlukan. Jika mungkin, bagikan notulen rapat sebelum rapat berikutnya sehingga penambahan dan / atau koreksi dapat dilakukan dengan cepat.
Kiat
-
Periksa peserta yang ada di daftar Anda saat mereka tiba di rapat. Catat prestasi serta kekhawatiran. Verifikasi nama dieja dengan benar. Simpan salinan cadangan menit Anda. Jangan takut untuk meminta klarifikasi.
