Menulis tanda terima dengan tangan mungkin tampak kuno atau bahkan sok, tetapi pelanggan menghargai kenyataan bahwa Anda mengambil upaya ekstra untuk memastikan bahwa mereka memiliki catatan pengeluaran mereka. Bahkan bisnis dengan checkout otomatis terkadang mengalami pemadaman listrik dan kegagalan layanan internet. Alih-alih kehilangan bisnis, Anda dapat menulis tanda terima untuk penjualan barang dengan tangan jika Anda tidak berurusan dengan pembelian dalam jumlah besar.
Mengapa Memberikan Tanda Terima?
Memberikan tanda terima yang akurat memiliki banyak manfaat bagi pelanggan Anda dan Anda, pedagang. Praktek ini melindungi reputasi Anda sebagai pedagang atau penyedia layanan. Slip penjualan yang Anda berikan menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa mereka menerima semua barang dan jasa yang mereka beli, dengan harga yang benar. Tanda terima juga mendokumentasikan preferensi pelanggan tertentu. Melacak preferensi pelanggan dan pola pembelian membantu Anda melacak inventaris dan rencana pengembalian dana.
Selain mempertahankan kepatuhan dengan IRS dan standar industri, memberikan tanda terima yang akurat juga melakukan hal berikut:
- Ini melindungi karyawan Anda dari tuduhan palsu praktik tidak adil atau tidak jujur.
- Praktik ini membuat penyelesaian sengketa lebih mudah.
- Memberikan tanda terima membantu menetapkan tanggal mulai dan tanggal kedaluwarsa garansi.
Cara Menulis Tanda Terima Pembayaran
Untuk tujuan IRS, setiap kwitansi pembayaran pengeluaran bisnis harus mencakup hari, bulan, dan tahun terjadinya transaksi, daftar semua barang yang dibeli atau layanan yang disediakan, dan jumlah total yang dibayarkan. Standar industri untuk bisnis menentukan bahwa Anda juga memasukkan nama bisnis dan informasi kontak Anda bersama dengan metode pembayaran yang digunakan, baik tunai, cek, wesel, kartu kredit, atau transfer dana elektronik.
Apakah Tanda Terima merupakan Persyaratan Hukum?
Di banyak negara, tuan tanah harus memberikan tanda terima sewa secara tertulis jika penyewa meminta satu, tidak peduli apa cara pembayaran yang digunakan penyewa. Beberapa negara bagian hanya meminta tanda terima untuk pembelian di atas jumlah dolar tertentu. Bahkan di kota yang tidak memiliki persyaratan hukum seperti itu, praktik industri terbaik menentukan bahwa Anda memberikan tanda terima untuk setiap transaksi. Sederhana, "Apakah Anda ingin kwitansi Anda?" memenuhi kewajiban hukum atau industri apa pun di negara-negara yang tidak mengharuskan Anda menyediakannya.
Apa Arti Bukti Pembayaran?
Bukti pembayaran termasuk tanda terima pembelian asli, cek yang dibatalkan, laporan bank dan laporan kartu kredit. Halaman konfirmasi transaksi atau email konfirmasi juga dapat menjadi bukti pembayaran jika itu termasuk tanggal, daftar semua barang atau layanan yang dibeli dan bentuk pembayaran spesifik yang digunakan untuk menyelesaikan pembelian.
Cara Menulis Tanda Terima Pembayaran
Apakah Anda menggunakan templat tanda terima atau tidak, ikuti langkah-langkah ini untuk menulis tanda terima yang sesuai:
- Tulis nomor tanda terima di sudut kanan atas tanda terima Anda. Untuk menghindari memberikan nomor transaksi yang sama kepada pelanggan, mulailah dengan nomor 001 dan lanjutkan dari sana. Selama Anda juga memasukkan tanggal hari ini, Anda dapat menggunakan angka-angka yang sama pada hari berikutnya.
- Tulis nama perusahaan Anda dan informasi kontak di sudut kiri atas. Masukkan telepon bisnis, faks, alamat email, dan situs web Anda, bersama dengan jam kerja Anda. Informasi ini tidak hanya akan membantu pelanggan menentukan apakah pembelian itu merupakan pengeluaran bisnis atau tidak, tetapi pelanggan dapat memberikan alamat dan jam operasi Anda kepada teman dan keluarga.
- Lewati satu baris dan mulai daftarkan semua barang yang dibeli, beserta uraian singkat masing-masing, dan akhiri dengan harga pembelian barang di ujung kanan.
- Berikan total harga penuh sebelum Anda mengurangi kupon. Setelah itu, ambil diskon dan berikan total yang baru. Tambahkan pajak penjualan. Tambahkan biaya pengiriman dan penanganan juga jika ini bukan pembelian di dalam toko.
- Terakhir, tulis metode pembayaran yang digunakan dan nama pelanggan pada baris terakhir tanda terima atau di mana pun tertulis "diterima dari." Berikan satu salinan kepada pelanggan dan simpan yang lainnya untuk catatan Anda.
