Ketika seorang pelanggan membayar penuh tagihan, ia dapat meminta tanda terima dari bisnis untuk membuktikan bahwa tagihan tersebut telah diselesaikan. Perusahaan dapat mengizinkan pelanggan untuk membayar kurang dari jumlah penuh yang jatuh tempo, namun tetap mempertimbangkan tagihan yang dibayar penuh. Jika Anda seorang pemilik bisnis, untuk menulis tanda terima yang mengikat untuk pembayaran penuh dari seorang pelanggan, Anda harus dengan jelas menyatakan kata-kata “dibayar penuh” pada tanda terima yang Anda berikan kepada pelanggan.
Periksa akunnya. Jika Anda memiliki bisnis dan pelanggan meminta tanda terima dari Anda yang mendokumentasikan pembayaran penuh, Anda harus mengumpulkan informasi dari akun pelanggan dan menentukan apakah Anda setuju pembayaran dilakukan secara penuh. Anda mungkin setuju untuk menyelesaikan akun dengan jumlah yang lebih rendah dari apa yang semula terutang jika pelanggan memintanya atau Anda merasa menerima sebagian dari jumlah yang jatuh tempo lebih baik daripada tidak menerima apa pun.
Cetak tanda terima. Banyak perusahaan mencetak tanda terima atau faktur menggunakan program akuntansi. Tanda terima secara otomatis dihasilkan melalui sistem ketika diinstruksikan. Jumlah yang jatuh tempo pada faktur mungkin tidak berkorelasi dengan jumlah yang dibayar pelanggan, dan ini biasanya ketika pelanggan meminta tanda terima “pembayaran penuh”. Kwitansi ini berfungsi sebagai dokumentasi dan bukti bahwa akun telah dilunasi. Pelanggan dapat menggunakan tanda terima ini di pengadilan jika bisnis memutuskan untuk menuntut pelanggan untuk pembayaran.
Tulis tanda terima. Jika perusahaan Anda tidak memiliki kemampuan untuk mencetak tanda terima, tanda terima tulisan tangan juga akan berfungsi. Itu harus ditulis pada kop surat perusahaan, sebutkan nama pelanggan dan jumlah pembayaran.
Tulis bahwa itu dibayar. Pada tanda terima tercetak atau tulisan tangan, tulis kata-kata “Dibayar Penuh” dalam huruf besar yang menutupi sebagian besar tanda terima. Tandatangani nama Anda pada tanda terima juga untuk menjadikan tanda terima sebagai tanda terima yang mengikat.
Fotokopi tanda terima. Setelah membuat salinan kwitansi, berikan salinannya kepada pelanggan dan simpan dokumen asli untuk catatan Anda sendiri. Tempatkan tanda terima di file pelanggan.
