Perusahaan-perusahaan dari segala bentuk dan ukuran mengadakan pertemuan, apakah itu perusahaan global yang meluncurkan dorongan penjualan miliaran dolar di Eropa atau bisnis keluarga kecil yang memutuskan untuk memperbarui persediaan mereka. Pengambilan menit biasanya merupakan komponen penting dari rapat perusahaan, memberikan perusahaan catatan yang akurat tentang peristiwa penting seperti suara pemegang saham, perselisihan pekerja dan diskusi tentang strategi masa depan.
Item yang Anda butuhkan
-
Notepad dan pena
-
Dictaphone atau alat perekam
Periksa agenda dari pertemuan sebelumnya. Mungkin ada beberapa poin yang perlu ditindaklanjuti dalam pertemuan saat ini. Mengetahui tema-tema ini sebelum rapat akan memungkinkan Anda menerima informasi lebih cepat dan membuat catatan yang lebih singkat.
Rekam rapat dengan alat perekam jika Anda merasa kesulitan untuk terus berdiskusi. Menekan rapat berarti Anda dapat menyalin poin yang relevan nanti dengan batasan waktu yang lebih sedikit.
Duduklah di dekat orang yang memimpin rapat. Ini akan memungkinkan Anda untuk meminta klarifikasi tentang poin apa pun yang Anda temukan ambigu atau tidak penting.
Tulis waktu dan tanggal di kepala buku catatan Anda. Buat catatan tentang orang yang memimpin rapat, pengambil menit (diri Anda) dan venue.
Daftar semua peserta selain ketua dan diri Anda sendiri. Berikan selembar kertas dan minta setiap peserta untuk mengisi nama mereka. Informasi ini kemudian dapat ditranskrip ke menit penuh Anda nanti.
Melacak agenda rapat. Rapat biasanya memiliki poin bernomor untuk diskusi. Namun, percakapan sering kali bersinggungan dengan singgung, artinya barang-barang terlewatkan atau dibahas di luar urutan. Tetap berpegang pada angka-angka dalam agenda dan catat saat mereka dibahas, meskipun tidak berurutan.
Dokumentasikan setiap gerakan yang dibuat terkait keputusan tentang peraturan atau arahan perusahaan di masa depan. Buat daftar orang-orang yang mengajukan mosi dan, jika pemungutan suara berlangsung, catat siapa dan berapa banyak yang mendukung mosi tersebut. Dokumentasikan bagaimana gerakan itu dilakukan juga, apakah dengan konfirmasi lisan, pengangkatan tangan atau pemungutan suara secara rahasia.
Tuliskan risalah sesegera mungkin setelah rapat. Informasi itu mungkin segar di benak Anda, sehingga Anda dapat mengingat lebih banyak detail daripada jika Anda meninggalkannya di lain waktu.
Catat nama Anda sendiri di akhir dokumen sehingga kolega dapat menghubungi Anda dengan pertanyaan tentang konten.
