Aturan Tata Tertib Robert adalah pedoman yang diterima secara luas tentang bagaimana kelompok harus melakukan pertemuan dan membuat keputusan bersama. Sebagai catatan resmi tentang apa yang terjadi dalam setiap pertemuan, risalah merupakan sumber penting dalam setiap proses pengambilan keputusan kelompok. Notulen rapat tidak selalu mengasyikkan, tetapi harus jelas dan mudah dipahami. Ada metode yang tepat untuk menyimpan menit sesuai dengan Aturan Robert; mengikuti formula ini memudahkan pembaca di masa mendatang untuk mengikuti dan memahami proses dan hasilnya.
Memulai Peraturan Robert's Order Minutes
Setiap rangkaian risalah rapat, menurut Aturan Tata Tertib Robert, harus mencakup perincian yang sama, yang akan memberi pembaca pemahaman umum tentang tujuan rapat. Mulailah selalu dengan paragraf pertama yang mencakup:
- Jenis pertemuan, apakah reguler, khusus, tahunan, ditunda reguler atau sebaliknya.
- Tanggal, waktu, dan lokasi rapat. Jika semua rapat diadakan di tempat yang sama, abaikan detail itu
- Nama organisasi yang rapat
- Konfirmasi bahwa pejabat ketua dan sekretaris organisasi hadir dalam pertemuan tersebut. Jika tidak, berikan nama individu yang menggantikan masing-masing
- Nyatakan apakah risalah pertemuan sebelumnya dibaca dan disetujui. Jika pertemuan sebelumnya bukan pertemuan biasa, tambahkan tanggal pertemuan itu.
Bagian Utama Risalah
Mayoritas catatan yang tersisa akan diisi dengan detail tentang pertemuan tersebut. Sekretaris yang mengambil risalah dapat merekam pertemuan dan menyiapkan catatan nanti, untuk memastikan catatan yang adil dan lengkap dari semua detail rapat. Selalu simpan metode perekaman sekunder, seperti laptop atau notebook, plus pena dan kertas, jika metode utama gagal.
Masukkan semua poin diskusi resmi dalam pertemuan. Buat catatan rinci tentang:
- Setiap gerakan dilakukan pada pertemuan tersebut, bersama dengan nama orang yang membuat gerakan.
- Mosi membawa pertanyaan di hadapan tubuh dalam pertemuan.
- Kata-kata dan disposisi akhir dari semua gerakan.
- Informasi tentang setiap suara, termasuk suara panggilan, suara yang dihitung atau suara.
- Apakah majelis masuk ke kuasi-komite atau komite keseluruhan, dan hasil dari tindakan ini.
- Semua poin ketertiban dan banding, beserta disposisi mereka, ditambah alasan apa pun yang diberikan oleh kursi untuk setiap putusan.
- Catatan komentar tidak teratur yang mungkin dibuat anggota membuat kursi menuduhnya tidak teratur.
- Semua diskusi resmi lainnya diadakan di ruangan itu.
Menyelesaikan Risalah Rapat
Paragraf akhir dari notulen Anda harus mencakup kata-kata penutup yang dibuat oleh ketua serta waktu rapat secara resmi ditunda. Jika ada pembicara tamu pada pertemuan tersebut, catat nama mereka dan topik presentasi mereka di paragraf terakhir ini. Tandatangani notulen rapat dan minta ketua Anda menandatanganinya juga. Tanda tangan sekretaris rekaman adalah bukti hukum keaslian dokumen ini, jadi sangat penting bagi Anda untuk menandatanganinya sebelum mengajukan atau meneruskannya kepada orang lain.
