Merekam gerakan dalam pertemuan adalah bagian penting dari proses mengelola organisasi apa pun. Tugas itu bisa membosankan, tetapi penting. Terserah kepada sekretaris pertemuan untuk mengakui bahwa tidak penting untuk mencatat semua yang dikatakan, hanya apa yang dilakukan atau diputuskan pada pertemuan tersebut. Gerakan itu sangat penting karena memberikan dasar yang kuat untuk tindakan selanjutnya, dan bahkan orang yang menghadiri pertemuan mungkin perlu kembali dan berkonsultasi dengan risalah untuk mengingat dengan tepat apa yang mereka setujui untuk lakukan.
Catat data dasar yang relevan dengan rapat, terutama tanggal dan nama peserta. Catat siapa pun yang tidak hadir dan kehadiran siapa pun yang memiliki kuasa pemungutan suara proxy yang mewakili anggota komite yang tidak hadir.
Catat prosedur standar yang diikuti oleh komite, yang dapat mencakup unsur-unsur seperti konfirmasi berita acara pertemuan sebelumnya, pesan pembuka (catat siapa yang mengirim pesan, bukan isi pesan), dan sebagainya. Catat juga apakah ini adalah pertemuan yang dijadwalkan secara rutin, atau jika itu adalah sesi khusus yang diadakan untuk beberapa tujuan yang tidak biasa seperti pertemuan anggaran darurat.
Sorot awal mosi dengan menempatkan kata "MOTION" dalam huruf besar atau garis bawahnya, diikuti dengan nama orang yang mengajukan mosi (misalnya, "MOTION oleh Kolonel Mustard").
Rekam gerakan tepat seperti yang dinyatakan. Gerakan dapat disajikan dalam huruf miring. Jika ada diskusi mengenai kata-kata yang tepat dari mosi sebelum pemungutan suara diambil, jangan mencatat perdebatan, hanya menyajikan bahasa yang tepat dari versi final mosi (misalnya, "GERAKAN oleh Kolonel Mustard: Komite memutuskan untuk secara resmi mengecam Profesor Plum karena mengancam Tn. Green dengan kandil. ")
Catat hasil pemungutan suara. Komite dapat memilih untuk mencatat bagaimana setiap orang dalam komite memberikan suara (ya, tidak, abstain), jumlah tanpa keputusan individu (melewati 5 hingga 3), atau hanya hasilnya (berlalu).
