Risalah rapat adalah catatan yang terorganisir dari para peserta dalam rapat dan topik yang dibahas. Notulen berfungsi sebagai rujukan diskusi dan keputusan yang bermanfaat, serta dokumen pendukung untuk rekomendasi internal.
Item Termasuk
Pembukaan notulen rapat mencakup daftar peserta. Itu juga mencatat tanggal, waktu dan pengaturan pertemuan. Ketika pertemuan berjalan, topik disajikan untuk diskusi, dan kadang-kadang dipilih atau diputuskan. Menit tindak lanjut merujuk peserta yang terlibat dalam setiap topik. Risalah juga mencatat ide-ide yang disajikan untuk diskusi dan siapa yang mempresentasikan setiap pemikiran utama. Suara atau keputusan, bersama dengan langkah-langkah tindakan yang diarahkan, juga termasuk dalam risalah.
Jenis-jenis Rapat
Peserta dalam kelompok kerja informal atau pertemuan komite sering membuat catatan sendiri. Satu anggota bahkan dapat membagikan ulasan pertemuan kepada peserta lain. Namun, risalah rapat yang terorganisir dan terstruktur biasanya hanya digunakan untuk pertemuan yang lebih formal. Risalah biasanya disimpan untuk rapat komite organisasi, rapat dewan, pertemuan lembaga pemerintah atau kantor, dan pertemuan publik. Seorang sekretaris atau staf administrasi biasanya membuat catatan dan menyiapkan risalah.
Penggunaan Referensi
Anggota kelompok kerja atau komite sering menggunakan notulen rapat sebagai referensi. Risalah memandu setiap orang yang terlibat dalam peran mereka dalam melaksanakan keputusan yang diambil. Dalam pengaturan kolaboratif, risalah juga membantu para pemimpin meminta setiap orang bertanggung jawab atas perannya. Jika seorang anggota tim gagal melakukan tindakan yang disepakati, ia mungkin ditegur oleh seorang pemimpin. Notulen rapat pemerintah atau organisasi publik juga memenuhi kewajiban badan publik untuk menyampaikan informasi kepada populasi yang mereka layani dan memberikan catatan bisnis resmi.
Penggunaan Dokumentasi
Dalam beberapa kasus, notulen rapat juga digunakan sebagai dokumen pendukung. Komite organisasi sering mendiskusikan masalah, resolusi dan tindakan, dan kemudian membuat rekomendasi formal kepada dewan atau badan yang lebih besar. Notulen sering dilampirkan pada kiriman untuk menunjukkan percakapan yang dilakukan oleh panitia. Di sebuah perguruan tinggi, misalnya, sekolah atau departemen program pendidikan biasanya mengirimkan risalah rapat komite penasihat untuk mendukung proposal kurikulum.
