Asisten administratif dan sekretaris klub dapat menyimpan menit pertemuan dalam berbagai cara. Yang terbaik adalah memiliki salinan elektronik dan cetak sehingga satu dapat berfungsi sebagai cadangan untuk yang lain jika satu salinan hilang atau tidak sengaja hancur.
Menyimpan File Secara Elektronik
Simpan menit rapat di komputer Anda di lokasi yang sama ketika organisasi Anda mengadakan rapat. Berikan nama file yang sama setiap kali sehingga mudah untuk menemukan file yang tepat yang Anda butuhkan di masa depan. Misalnya, Anda dapat memberi judul risalah rapat dewan nirlaba "Board_Minutes_21 April 2011," dan kemudian bulan berikutnya menyimpannya sebagai "Board_Minutes_20 Mei 2011." Jika Anda memiliki berbagai jenis rapat untuk melacak menit, simpan masing-masing dalam folder yang berbeda, simpan masing-masing dalam folder yang berbeda. Satu mungkin diberi label "Rapat Dewan" dan "Rapat Staf," yang keduanya disimpan dalam folder "Rapat" di komputer Anda.
Penyimpanan Online
Hemat menit Anda menggunakan layanan penyimpanan dokumen online. Layanan ini biasanya memungut biaya, tetapi jika komputer atau server Anda mati, Anda dapat mengakses Internet dari lokasi lain dan mengambil file Anda.
Harga
Perusahaan penyimpanan online dapat menawarkan periode uji coba gratis bagi Anda untuk menguji produk mereka. LiveDrive, misalnya, menawarkan uji coba gratis dua minggu dan biaya $ 6,95 per bulan untuk satu komputer cadangan dan $ 16,95 per bulan untuk hingga tiga komputer untuk membuat cadangan online, pada April 2011. Kedua paket memiliki bandwidth tidak terbatas (jumlah yang Anda bisa unggah dan unduh). Elephant Drive memiliki uji coba gratis selama 15 hari. Ini menawarkan paket individual dengan penyimpanan hingga 100 GB untuk 2 komputer seharga $ 9,95 per bulan atau $ 99,50 per tahun. Paket keluarga mencakup hingga lima perangkat, memiliki penyimpanan hingga 500 GB untuk $ 19,95 per bulan, atau $ 199,50 per tahun.
Salinan Keras
Cetak salinan risalah rapat. Masukkan pembagi yang ditandai dengan bulan dan tahun pertemuan dalam sebuah binder. Masukkan salinan risalah ke bagian bulan dan tahun yang benar. Saat pengikat Anda terisi, beri label tulang belakang dengan tahun dari menit dalam, dan mulai pengikat baru. Pertimbangkan menyimpan dua salinan dari notulen rapat Anda disimpan di dua lokasi jika terjadi sesuatu pada salah satu dari mereka.
