Mendokumentasikan risalah rapat dengan benar membutuhkan banyak pengaturan dan perhatian terhadap detail. Karena risalah rapat sering menjadi dokumen hukum, penting untuk merangkum diskusi secara akurat. Buat salinan cadangan dan simpan di lokasi yang aman, dan bagikan salinan tambahan ke pihak terkait. Dengan latihan, menjadi jauh lebih mudah untuk mendokumentasikan risalah rapat secara akurat dan ringkas.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer laptop
-
Perangkat lunak pengolah kata
-
Agenda pertemuan
-
Salinan Aturan Pesanan Robert
Mendokumentasikan notulen rapat
Datanglah lebih awal, untuk menyiapkan dan menyiapkan laptop Anda. Catat tanggal, waktu, lokasi, dan daftar peserta. Rekam diskusi rapat sebanyak mungkin untuk kecepatan mengetik Anda. Jangan khawatir tentang kesalahan ejaan atau tata bahasa. Jika Anda melewatkan langkah penting, seperti memberikan gerakan atau tindakan, tidak apa-apa untuk meminta peserta rapat untuk mengklarifikasi kata-katanya. Simpan dokumen sesekali untuk mencegah hilangnya data.
Edit notulen rapat Anda sesegera mungkin setelah rapat, ketika ingatan Anda tentang diskusi masih segar. Perbaiki kesalahan pengejaan atau tata bahasa dan pastikan pemformatan konsisten di seluruh dokumen. Masukkan tanda air "draft" untuk memberi tahu pembaca bahwa berita acara belum disetujui dan dijadikan resmi. Simpan file menggunakan nama file yang mudah diidentifikasi dan dibedakan nanti, seperti "StrataCouncilMinutesDecember5".
Kirim risalah ke kursi rapat atau orang lain yang ditunjuk untuk meninjau diskusi. Edit menit lagi, berdasarkan umpan balik yang Anda terima. Saat mengedit, berhati-hatilah untuk menjaga integritas notulen. Jangan menambahkan diskusi apa pun yang tidak terjadi, atau menghapus diskusi apa pun yang terjadi. Simpan file lagi.
Simpan tanda air "Draft" dalam dokumen sampai notulen menerima persetujuan resmi. Ini biasanya terjadi pada pertemuan berikutnya dari komite yang sama.
Setelah komite menyetujui risalah, hapus tanda air "Draft" dan simpan kembali file tersebut. Bagikan notulen yang disetujui kepada anggota komite jika perlu.
Kiat
-
Miliki salinan Aturan Aturan Robert (atau panduan apa pun yang digunakan komite Anda) untuk digunakan sebagai referensi selama pertemuan. Ini dapat membantu Anda merekam proses rapat dengan benar.
Beberapa orang masih lebih suka untuk mendokumentasikan notulen rapat menggunakan steno terlebih dahulu, kemudian ketik catatan nanti. Metode ini dapat bekerja sama baiknya dengan mengambil menit menggunakan laptop. Itu tergantung pada preferensi pribadi Anda.
Untuk pertemuan yang sangat penting, pertimbangkan untuk menggunakan alat perekam untuk membuat rekaman audio dari proses.
