"Aturan Pesanan Robert," buku pedoman prosedur parlementer, dapat membantu organisasi melakukan pertemuan yang lebih efisien. Rapat dipimpin oleh seorang ketua, yang bertanggung jawab untuk menjalankan rapat dengan menerapkan aturan buku dan menunjukkan siapa yang dapat berbicara pada waktu tertentu. Tugas pertama Anda sebagai ketua adalah menunjuk seorang sekretaris, yang akan membuat catatan tertulis tentang apa yang terjadi selama pertemuan. Setelah sekretaris dipilih, pertemuan dimulai.
Mulailah pertemuan dengan mengatakan, "Pertemuan akan datang untuk memesan." Kelompok ini mungkin ingin berbagi upacara pembukaan, seperti doa atau pembacaan Janji Ikrar.
Undang sekretaris untuk membaca risalah dari pertemuan sebelumnya, jika ada, atau tanyakan apakah ada koreksi pada risalah jika dibagikan dengan anggota terlebih dahulu. Jika tidak ada koreksi, setujui risalah untuk menjadikannya bagian dari catatan resmi acara rapat.
Mintalah anggota untuk melaporkan tentang peran atau kegiatan tertentu, seperti laporan bendahara. Jika rekomendasi dibuat, prosedur parlementer tambahan - berdebat atau memilih, misalnya - mungkin perlu dilakukan. Jika tidak, rapat bergerak maju untuk membahas laporan lain.
Alamat bisnis yang belum selesai hanya jika pertemuan sebelumnya berakhir ketika masih ada item yang akan dibahas. Angkat ini sesuai urutan awalnya.
Tanyakan kepada kelompok apakah ada bisnis baru untuk dibahas.Setiap peserta dapat “mengklaim lantai” untuk membahas bisnis baru.
Akhiri pertemuan dengan mengatakan, "Karena tidak ada bisnis lebih lanjut, pertemuan itu ditunda."
Kiat
-
Pinjam salinan buku aturan lengkap dan panduan ringkas dari perpustakaan atau beli salinan untuk organisasi Anda sehingga Anda dapat dengan cepat mencari informasi tentang menjalankan rapat dengan lancar.
