Ada banyak jenis komunikasi tertulis yang digunakan dalam bisnis. Perusahaan menggunakan komunikasi tertulis untuk mengajar karyawan tentang kebijakan perusahaan, memberi tahu pelanggan tentang produk dan layanan, dan memberi tahu investor tentang strategi perusahaan. Kunci untuk menulis komunikasi bisnis yang efektif adalah menyesuaikan pesan dengan audiens target Anda. Tulis dengan cara yang jelas, sederhana dan singkat sehingga orang dapat dengan mudah memahami pesan Anda.
Email adalah bentuk paling umum dari komunikasi bisnis tertulis, menurut Startupbizhub, situs referensi online. Para profesional bisnis menggunakan email untuk mengirim dokumen, mengatur pertemuan, mengkonfirmasi janji temu dan menghubungi kandidat pekerjaan. Meskipun mereka relatif santai, email Anda tetap harus dianggap sebagai profesional. Pastikan Anda mengarahkan email Anda ke semua pihak yang dituju. Meninggalkan satu orang saja dapat menghambat keefektifan email Anda. Juga, daftarkan topik khusus email Anda di area "Subjek". Hindari menulis paragraf panjang di email Anda. Sebaliknya, bagi teks Anda dengan paragraf pendek dan poin-poin, menurut majalah online Forbes.
Proposal
Proposal adalah dokumen yang menguraikan proyek yang akan datang. Misalnya, konsultan bisnis dan agen periklanan mengajukan proposal ke perusahaan untuk proyek atau penugasan khusus. Seorang manajer pemasaran dapat mengajukan proposal ke departemen penelitian dan pengembangan untuk melakukan penelitian produk. Proposal seringkali hanya satu atau dua halaman. Banyak perusahaan menggunakan formulir khusus untuk proposal mereka. Pastikan Anda mengidentifikasi dengan jelas semua langkah dan tugas proyek dalam proposal Anda. Sertakan juga biaya terkait dari setiap tugas tertentu. Misalnya, daftarkan biaya pencetakan, pengiriman, dan pengiriman jika Anda menulis proposal untuk proyek pengiriman langsung.
Laporan
Laporan adalah jenis lain dari komunikasi bisnis tertulis. Perusahaan menggunakan laporan untuk memberi tahu karyawan tentang berbagai aspek bisnis. Misalnya, departemen keuangan akan menulis laporan keuangan untuk merangkum laba dan penjualan perusahaan. Demikian pula, seorang manajer riset pemasaran dapat menulis laporan yang merangkum hasil survei telepon pelanggan. Tulis laporan Anda dalam format terstruktur. Berikan pengantar singkat untuk laporan Anda. Misalnya, beri tahu manajer departemen bagaimana dan kapan Anda melakukan survei telepon pelanggan. Sertakan tujuan utama yang Anda maksudkan untuk proyek tersebut. Ringkaslah temuan Anda di dalam tubuh laporan Anda. Tambahkan grafik dan bagan untuk memperjelas konsep yang lebih kompleks. Sertakan bagian ringkasan eksekutif dalam laporan Anda yang menyoroti temuan atau hasil utama. Selain itu, selalu sertakan surat pengantar dengan laporan Anda untuk memperkenalkannya kepada manajer atau eksekutif.
Brosur
Brosur adalah literatur yang menampilkan produk dan layanan Anda. Perusahaan menggunakan brosur untuk menjual produk atau membantu tenaga penjualan dengan panggilan penjualan. Perusahaan memproduksi brosur dalam berbagai bentuk dan ukuran. Beberapa brosur berukuran huruf sedangkan yang lain terlipat setengah atau pertiga. Gunakan warna dan gambar dalam brosur Anda yang menampilkan produk atau layanan utama Anda. Bagi setiap halaman brosur Anda dengan banyak ruang kosong, yang membuat brosur lebih mudah dibaca.
