Ada lima jenis struktur organisasi: hierarki tradisional, organisasi yang lebih datar, organisasi yang datar, organisasi-organisasi antarkepada dan holacratic. Hirarki diatur sehingga ada rantai komando. Alih-alih menyuruh semua orang melapor ke satu bos, dengan kata lain, pekerja melapor ke penyelia, yang melapor ke penyelia mereka dan di garis atas. Meskipun ada manfaat untuk struktur organisasi hierarkis, itu memang memiliki beberapa keterbatasan, menjadikannya tidak cocok untuk setiap jenis bisnis.
Apa itu Struktur Organisasi Hierarkis?
Pikirkan organisasi hierarkis sebagai piramida, dengan CEO atau direktur Anda di atas, lapisan manajer di bawah orang itu, lapisan pekerja yang lebih besar di bawah grup itu, sampai akhirnya, Anda tiba di lapisan bawah piramida. Jika sebuah bisnis memiliki struktur yang datar, seorang direktur dapat mengajak setiap karyawan untuk mendiskusikan proyek yang akan datang atau bertukar pikiran tentang kampanye pemasaran yang akan datang. Dalam hierarki, direktur yang sama akan bertemu dengan tim manajemennya, yang kemudian akan meneruskan informasi tersebut kepada karyawan mereka sendiri. Jika karyawan itu juga manajer, mereka akan melanjutkan saluran informasi dengan meneruskan apa yang telah mereka pelajari. Jika sutradara meminta masukan, itu bisa dilewatkan begitu saja.
Hal terbaik tentang struktur hierarkis adalah bahwa ia mendistribusikan beban kerja secara lebih merata ke rantai. CEO atau direktur tidak harus mengelola langsung setiap karyawan di organisasinya. Sebaliknya, ia dapat mempercayai bawahannya untuk menangani hal itu, dan bawahan itu dapat mendelegasikan beberapa tugas mereka juga. Idealnya, karyawan akan memiliki kontak langsung yang membimbing mereka saat mereka berusaha untuk melakukan yang lebih baik dalam pekerjaan mereka. Sayangnya, itu tidak selalu berhasil dengan cara ini. Satu kerusakan kecil dalam rantai dapat menyebabkan komunikasi terputus, karyawan menjadi tidak puas dan manajer merasa frustrasi.
Meskipun mudah untuk mengaitkan keadaan hierarkis dengan perusahaan besar, para pemimpin yang tertarik dengan pengaturan ini dapat mulai mempersiapkan dari awal. Ini berarti saat Anda menambah karyawan, pertimbangkan di mana mereka akan jatuh pada hierarki. Misalnya, Anda mungkin memerlukan pengembang aplikasi sebelum membutuhkan manajer, tetapi itu berarti Anda harus mulai berpikir untuk mempekerjakan manajer untuk mengawasi pengembang itu, bersama dengan orang lain yang Anda sewa di tahun-tahun berikutnya. Anda kemudian dapat perlahan-lahan memperluas tim kepemimpinan Anda pada saat yang sama Anda menambahkan karyawan tingkat bawah.
Anda tidak akan bisa melakukan outsourcing instruksi sehari-hari dan pengambilan keputusan besar ke tim kepemimpinan Anda. Anda juga dapat mempercayakan para profesional ini untuk menangani perekrutan, pemecatan, dan pendisiplinan karyawan. Jika Anda menyewa seorang manajer dengan keahlian di bidang subjeknya, ia akan menjadi yang terbaik untuk mempekerjakan bawahan di bidang khusus itu. Anda tidak hanya akan mendapatkan karyawan yang lebih baik dengan cara ini, tetapi manajer Anda akan memiliki investasi dalam karyawan yang mereka pilih, sehingga semakin besar kemungkinan mereka ingin memupuk karier mereka.
Apa Itu Bagan Organisasi Hierarkis?
Jika Anda ingin menentukan apakah organisasi Anda hierarkis atau lainnya dari lima jenis, yang perlu Anda lakukan adalah melihat pada bagan organisasi Anda. Bagan org datar yang lebar adalah tanda bahwa Anda tidak memiliki struktur hierarkis. Untuk hierarki, Anda ingin memastikan struktur vertikal, dengan lebih sedikit karyawan yang melapor ke setiap manajer.
Ada dua cara untuk membuat struktur hierarkis: top-down atau bottom-up. Jika Anda memilih struktur top-down, Anda akan meletakkan sebagian besar kontrol di tangan orang-orang di bagian atas grafik, membuat posisi-posisi itu lebih bertanggung jawab untuk keputusan tingkat tinggi. Struktur bottom-up berarti membebaskan mereka yang berada di bawah bagan organisasi untuk membuat keputusan tanpa harus terus mencari bagan untuk panduan.
Ketika datang dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas, kebenarannya adalah tidak ada "satu ukuran yang cocok untuk semua" saat Anda mencoba merancang struktur organisasi. Bagan organisasi top-down sering bekerja untuk bisnis yang memiliki karyawan tingkat rendah melakukan tugas-tugas duniawi yang berulang. Jika, misalnya, Anda menjalankan pabrik, Anda kemungkinan akan memerlukan kontrol top-down sehingga mereka yang bekerja di jalur perakitan memiliki panduan dan pengawasan dalam pekerjaan yang mereka lakukan. Budaya kerja kasual begitu banyak hadiah bisnis saat ini sering menyerukan lebih dari budaya bottom-up, karena memberikan karyawan kebebasan yang mereka butuhkan untuk menggunakan kebijaksanaan mereka sendiri dalam cara mereka mendekati berbagai tugas. Ini juga lebih cenderung membuat mereka merasa terlibat, terutama jika mereka didorong untuk berkontribusi dalam proses pengambilan keputusan.
Meskipun ada banyak template yang tersedia untuk membantu Anda mencapai struktur hierarkis dalam bisnis Anda, Anda dapat menggunakan perangkat lunak bagan org untuk menyiapkan bagan hierarki. Jika Anda memiliki pemegang saham, mereka akan berada di puncak, dengan dewan direksi Anda ditempatkan tepat di bawahnya. Direktur akan berada di bawah dewan direksi, dan pada saat itu, grafik akan mulai melebar. Semua manajer Anda akan berada di bawah direktur, termasuk manajer pemasaran Anda, manajer tim pengembangan aplikasi, manajer pengembangan bisnis, manajer SDM, COO, CTO, dan pemimpin tim lainnya. Ini akan bertindak sebagai puncak dari beberapa silo yang memamerkan karyawan yang akan bekerja di bawah pemimpin tim itu. Anda dapat meminta seluruh tim melapor ke satu pemimpin. CTO Anda dapat mengelola seluruh pengembangan aplikasi Anda, help desk, keamanan dan tim manajemen proyek, misalnya.
Apa Keuntungan dari Struktur Hirarkis?
Waktu adalah manfaat terbesar dari struktur hierarkis. Karena waktu adalah komoditas langka bagi banyak pemimpin bisnis, ini bisa menjadi daya tarik yang pasti. Ketika bisnis memiliki struktur hierarki, informasi dapat diturunkan, yang berarti direktur Anda hanya perlu bertemu dengan laporan langsungnya sendiri. Laporan langsung tersebut kemudian dapat meneruskan informasi. Secara umum, itu juga berarti bahwa jika seorang karyawan memiliki pertanyaan atau masalah, orang itu akan pergi ke atasannya sendiri, yang kemudian dapat meneruskan masalah tersebut ke rantai jika perlu. Alih-alih parade harian karyawan di kantornya, direktur dapat fokus pada tugas-tugas lain, termasuk mengembangkan bisnis.
Hal hebat lainnya tentang jenis struktur organisasi ini adalah mereka memungkinkan setiap pemimpin untuk fokus pada bidang spesialisasinya sendiri. Alih-alih harus menjadi ahli di setiap bidang, ini berarti direktur dapat menyatukan semua keahlian ini dalam rapat manajemen reguler. Bisnis yang mempekerjakan tim insinyur, misalnya, dapat dengan mudah menarik kepala tim untuk membahas masalah-masalah besar, dengan tim yang dipercayakan untuk melakukan operasi sehari-hari di antara pertemuan-pertemuan tersebut.
Selain bermanfaat bagi organisasi secara keseluruhan, struktur hierarkis dapat memotivasi karyawan. Mereka dapat dengan jelas melihat jalan ke atas dan berjuang untuk posisi itu. Pegawai administrasi tingkat pemula yang dibayar akan bekerja di bawah tim pemimpin SDM yang dapat membimbingnya dalam bidang keahliannya sendiri, membantunya mempelajari apa yang perlu diketahui untuk suatu hari nanti maju ke manajemen SDM. Jika dia memilih untuk tetap dengan perusahaan yang sama, jalur kariernya akan diletakkan di depannya. Ini juga bermanfaat bagi organisasi secara keseluruhan, karena karyawan dapat memilih untuk tetap tinggal dan menaiki tangga karier daripada pergi bekerja untuk pesaing.
Manfaat tambahan dari struktur hierarkis adalah bahwa karyawan lebih cenderung memahami peran yang mereka mainkan dalam organisasi. Karena semuanya sangat didefinisikan, seperti yang terlihat jelas dalam bagan organisasi bisnis, mereka tahu di mana mereka berada dalam organisasi dan bagaimana hal itu terkait dengan semua karyawan lainnya. Mereka juga mendapat manfaat dari persahabatan yang berasal dari bekerja dengan orang lain yang berbagi spesialisasi mereka sendiri. Pemimpin tim dapat bertindak sebagai mentor, dalam arti tertentu, dan juga dapat menumbuhkan persahabatan dengan mendorong semua orang untuk berkolaborasi dan saling membantu.
Bandingkan ini dengan struktur organisasi yang lebih datar, yang mendorong lebih banyak fleksibilitas tetapi dapat menimbulkan kebingungan. Karyawan mungkin tidak tahu persis apa yang harus dilakukan jika mereka memiliki masalah. Bahkan jika seorang direktur menjanjikan "kebijakan pintu terbuka," tidak semua karyawan akan merasa nyaman untuk langsung pergi ke orang yang bertanggung jawab dengan keluhan yang tampaknya kecil. Akibatnya, pekerja mungkin merasa seolah-olah mereka tidak memiliki dukungan yang mereka butuhkan dalam kegiatan sehari-hari mereka, yang dapat menyebabkan semangat kerja yang rendah.
Apa Kelemahan Struktur Hirarki?
Namun, tidak semua hal tentang pengaturan hierarki baik. Struktur manajemen yang mendorong rantai komando bisa terasa terlalu membatasi, terutama jika pemimpin tidak terampil membawa manajer yang pandai memotivasi dan membimbing karyawan. Seorang manajer yang buruk dapat menyebabkan masalah serius bagi sebuah bisnis, yang menyebabkan pergantian yang mahal dan reputasi karena memiliki lingkungan kerja yang beracun. Karena ulasan karyawan yang buruk dapat menghantui bisnis selama bertahun-tahun secara online, itu dapat membuat upaya perekrutan di masa depan menjadi sulit.
Kerugian lain adalah bahwa Anda dapat dengan mudah memiliki gangguan komunikasi yang menggagalkan proyek. Direktur Anda dapat bertemu dengan manajernya dan memberikan informasi penting yang dirancang untuk disampaikan kepada masing-masing tim. Tetapi jika bahkan satu manajer lalai membagikan informasi itu, semua orang tidak akan mendapat informasi lengkap. Seiring waktu, miskomunikasi tersebut dapat bertambah, yang mengarah pada pengulangan tenggat waktu dan kesalahpahaman yang terlewatkan. Hasilnya adalah setidaknya satu atau dua karyawan yang merasa tersisih dan frustrasi.
Seperti yang ditemukan oleh banyak bisnis ketika tiba saatnya untuk pemotongan anggaran, struktur organisasi hierarkis dapat menciptakan banyak posisi yang tidak perlu yang menghabiskan uang bisnis.Jika Anda memiliki manajer yang melapor ke manajer yang melapor ke manajer, Anda akan menemukan bahwa beberapa posisi ada hanya untuk meneruskan informasi dari satu grup ke grup lainnya. Karena gaji manajer tingkat menengah tidak murah, Anda mungkin akan menemukan bahwa Anda membelanjakan jauh lebih banyak uang daripada yang diperlukan untuk kenyamanan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal lain. Masalah ini dilebih-lebihkan ketika bisnis tumbuh dan bagan organisasi tumbuh lebih luas dan lebih panjang. Sebelum menyiapkan struktur ini, tanyakan pada diri Anda apakah perlu memiliki manajer di setiap departemen. Mungkin saja Anda bisa pergi hanya dengan beberapa manajer tingkat menengah dan memasukkan sisa dolar gaji Anda ke dalam pekerja.
Anda juga dapat menemukan penurunan semangat ketika karyawan Anda merasa terisolasi dari semua orang di organisasi. Ketika Anda beroperasi di silo, mereka yang berada di satu silo cenderung terputus dari yang lain. Ini membutuhkan biaya, terutama jika Anda memiliki tim yang dapat mengambil manfaat dari bekerja bersama. Tim penjualan dan pemasaran Anda, misalnya, dapat saling membantu dengan menggabungkan analisis dan strategi. Tetapi jika Anda mendorong mereka untuk bekerja secara mandiri dengan mendirikan departemen terpisah di bawah manajer yang berbeda, Anda tidak akan memiliki kolaborasi itu. Jika Anda memilih struktur hierarkis, penting untuk memantau hasil secara berkelanjutan dan memutuskan apakah itu berfungsi seperti yang Anda maksudkan semula.
