Tanpa pelanggan yang berulang, biaya perolehan untuk mendapatkan pembeli baru bisa terlalu besar bagi kebanyakan bisnis untuk tetap membuka pintu. Memiliki sistem untuk melacak siapa yang membeli dari Anda, pola pengeluaran pelanggan dan cara menghubungi pelanggan Anda bisa menjadi salah satu alat pemasaran Anda yang paling berharga. Terlepas dari berapa banyak pelanggan yang Anda miliki, Anda dapat membuat basis data yang berguna dengan memasukkan berbagai bidang yang dapat diurutkan untuk set data yang berbeda.
Opsi Perangkat Lunak
Melacak pelanggan melalui kartu indeks atau sarana kertas lainnya adalah metode yang tidak efisien; itu memperlambat referensi silang dan tidak memungkinkan Anda untuk mengirim email atau dengan cepat menghasilkan faktur atau label surat. Buat daftar pelanggan yang bermanfaat dengan program spreadsheet sederhana, seperti Microsoft Excel. Atau, tergantung pada keterampilan dan anggaran komputer Anda, membeli program manajemen hubungan pelanggan, yang disebut basis data CRM, juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen pelanggan. Berbagai perusahaan membuat versi bermanfaat untuk membuat daftar untuk membantu dalam penagihan, penjualan, pemasaran, dan sumbangan nirlaba. Beberapa memerlukan perangkat lunak yang berada di komputer Anda, sementara yang lain membiarkan Anda menyimpan daftar Anda secara online.
Pengumpulan data
Seberapa berguna daftar pelanggan Anda bergantung pada data yang Anda kumpulkan dan bagaimana Anda memasukkannya ke dalam basis data Anda. Putuskan informasi apa yang harus disimpan dan digunakan tentang pelanggan Anda, seperti nama, alamat, nomor telepon, jenis kelamin, usia dan alamat email. Jangan takut mengumpulkan terlalu banyak informasi; mudah untuk memfilter informasi yang Anda butuhkan untuk berbagai tugas dengan membatasi kriteria pencarian Anda. Misalnya, Anda dapat menyertakan tanggal pembelian, jenis produk yang dibeli, pelanggan berdasarkan wilayah atau perwakilan, riwayat keluhan pelanggan, dan catatan pribadi. Untuk menjalankan pencarian pelanggan wanita yang telah menghabiskan lebih dari $ 500 dalam 30 hari terakhir, Anda hanya perlu tiga karakteristik data untuk pencarian Anda. Jika Anda tidak memiliki semua data yang Anda inginkan, jalankan kontes yang mengharuskan pelanggan untuk mengisi profil pribadi yang lengkap, atau menyewa orang atau perusahaan untuk menghubungi pelanggan tentang memperbarui akun pelanggan Anda untuk melayani mereka dengan lebih baik.
Pembuatan Database
Saat Anda membangun basis data, buat bidang dan kolom yang dapat Anda identifikasi dan gunakan dengan mudah untuk berbagai pencarian. Semakin banyak Anda membagi setiap informasi, semakin banyak pencarian yang dapat Anda buat. Misalnya, memasukkan alamat menggunakan bidang yang berbeda untuk alamat jalan, kota, negara bagian dan kode ZIP memungkinkan Anda membuat daftar atau melakukan pencarian dengan satu atau lebih kriteria tersebut bersama dengan bidang lainnya. Pisahkan nama depan dan belakang untuk mengidentifikasi daftar duplikat karena nama depan yang berbeda, seperti Rob dan Robert. Jadikan judul pekerjaan dan nama perusahaan bidang yang berbeda.
Menggunakan Data Anda
Untuk mulai menggunakan database Anda, jalankan beberapa daftar tes untuk melihat cara kerjanya. Jalankan pengurutan sederhana, dimulai dengan hanya satu kriteria, seperti kode ZIP. Kemudian gunakan dua kriteria, seperti pria menurut negara. Setelah Anda yakin bahwa basis data Anda berfungsi seperti yang Anda inginkan, buat daftar yang memberikan informasi yang Anda inginkan, seperti surat dan faktur, dan jenis yang menyediakan informasi tentang kebiasaan pembelian pelanggan. Perbarui database Anda setiap kali Anda berinteraksi dengan pelanggan Anda untuk menjaga agar informasi tetap terbaru dan untuk membantu Anda menghindari duplikat panggilan telepon atau email yang dapat mengganggu pelanggan.
Kebijakan Keamanan dan Penggunaan
Setelah Anda membuat daftar pelanggan, Anda bertanggung jawab atas keamanannya. Berhati-hatilah dengan siapa yang memiliki akses ke daftar Anda, di mana Anda menyimpannya dan bagaimana Anda mendukungnya. Simpan cadangan daftar asli Anda dan cadangan daftar setiap kali Anda memperbarui, menjaga versi sebelumnya. Ini membantu Anda mundur ke daftar pelanggan yang berfungsi terakhir jika file saat ini menjadi rusak. Jika Anda diretas atau seseorang mendapatkan akses ke daftar pelanggan Anda tanpa izin Anda, putuskan apakah Anda harus memberi tahu pelanggan Anda. Jika daftar Anda tidak mengandung informasi sensitif, seperti nomor kartu kredit atau kata sandi yang digunakan pelanggan untuk memasuki situs web Anda, Anda mungkin tidak perlu khawatir. Jika Anda berencana untuk melakukan kampanye email dengan daftar pelanggan Anda, hubungi penyedia layanan Internet Anda untuk menentukan apa kebijakannya untuk mengirim email massal dan jika Anda harus memasukkan ketentuan opt-out untuk pelanggan.
