Pertemuan Toastmaster memungkinkan peserta untuk mempraktikkan teknik berbicara di depan umum dan keterampilan kepemimpinan dalam lingkungan yang mendukung dan ramah. Peran keseluruhan toastmaster adalah merencanakan dan mengarahkan pertemuan, berkoordinasi dengan anggota lain dan memastikan pertemuan berjalan dengan lancar dan efisien. The toastmaster juga bertindak sebagai pembawa acara, memperkenalkan pembicara dan peserta lainnya. Bertindak dalam peran toastmaster memberi Anda kesempatan untuk menggunakan keterampilan yang Anda kumpulkan saat melayani dalam peran kepemimpinan lainnya.
Sebelum rapat
Buat program terperinci untuk rapat. Biasakan diri dengan agenda pertemuan dan para peserta yang akan terlibat dalam pertemuan tersebut.
Hubungi anggota yang dijadwalkan untuk peran terlebih dahulu. Ini tidak hanya mengkonfirmasi kehadiran, tetapi juga memungkinkan anggota untuk memberikan pemberitahuan sebelumnya tentang ketidakhadiran tiba-tiba, sehingga anggota lain dapat dihubungi untuk mengisi jika diperlukan.
Wawancarai pembicara yang dijadwalkan dan konfirmasikan kehadiran mereka. Kumpulkan informasi tentang jenis pidato, panjang bicara, judul, dan informasi penting lainnya. Jumlah penutur dapat dikurangi oleh Master Topik Tabel agar rapat sesuai jadwal jika ada penutur yang menyampaikan pidato yang lebih lama dari biasanya.
Siapkan agenda Anda sebelum pertemuan. Pastikan tersedia cukup salinan untuk dibagikan di antara para peserta.
Tiba ke pertemuan lebih awal. Anda tidak hanya akan dapat memeriksa bahwa semua peserta hadir dan siap untuk melakukan pertemuan, Anda juga dapat mengurus detail menit terakhir, jika ada yang muncul.
Selama Pertemuan
Duduklah di dekat bagian depan ruangan. Ini akan memberi Anda akses cepat ke podium ketika dipanggil.
Tuan rumah rapat setelah petugas ketua memperkenalkan Anda. Sebagai juru roti, Anda memiliki kendali atas rapat, kecuali ketika menyerahkan kendali kepada peserta lain, seperti pembicara, Master Topik Topik dan Penilai Umum. Anda juga akan melakukan tugas-tugas seperti mengumumkan tema rapat, memperkenalkan peserta dan mengendalikan rapat dari mereka setelah mereka selesai.
Tetap sadar akan waktu ketika pertemuan berlangsung. Konfirmasikan bahwa semua pidato tepat waktu dengan pencatat waktu dan buat penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan pertemuan tetap sesuai jadwal.
