SOP, yang lebih dikenal sebagai prosedur operasi standar, adalah praktik yang terdokumentasi yang dirancang untuk memastikan konsistensi dalam praktik dan operasi bisnis. Banyak orang menganggap SOP hanya berlaku di laboratorium langsung dan konteks manufaktur. Menurut Badan Perlindungan Lingkungan, salah satu tujuan utama SOP adalah mengamanatkan bagaimana peralatan dirawat, disesuaikan dan digunakan. Namun, SOP juga dapat mencakup lebih banyak proses analitis, yang berarti bahwa mereka dapat diterapkan dalam berbagai konteks bisnis.
Kesehatan dan keselamatan
Prosedur operasi standar menjaga kesehatan dan keselamatan semua pekerja. Terutama dalam pengaturan manufaktur di mana alat berat terlibat, SOP dapat membantu memastikan bahwa karyawan mengoperasikan peralatan untuk mencegah cedera. SOP dapat mengamanatkan jadwal pembersihan dan pemeliharaan rutin. Kegiatan-kegiatan ini penting untuk pengoperasian mesin yang aman, tetapi mudah dilupakan ketika karyawan mengganti shift dan tidak ada catatan tertulis. SOP juga menunjukkan cara menjalankan peralatan dengan aman selama penggunaan reguler. Sebuah dokumen dari Iowa State University menyarankan menggunakan diagram bersama dengan kata-kata untuk membuat instruksi lebih jelas.
Konsistensi Hasil
Dalam pengaturan laboratorium, Badan Perlindungan Lingkungan menyarankan bahwa aturan berikut yang ditetapkan oleh badan pengawas tidak selalu cukup. Pekerja terkadang membuat sedikit perubahan pada prosedur standar berdasarkan persyaratan yang lebih spesifik dari eksperimen tertentu. Ketika perubahan ini tidak didokumentasikan, hasil eksperimen mungkin berbeda antara tim teknisi yang menggunakan metode yang sedikit berbeda. Menulis prosedur operasi standar khusus untuk lini bisnis perusahaan Anda memastikan bahwa semua orang bekerja dengan cara yang sama, membatasi biaya percobaan tambahan untuk menjelaskan hasil yang tidak konsisten.
Kepatuhan pada Peraturan dan Hukum
Menulis prosedur operasi standar dengan mempertimbangkan persyaratan badan pengawas memastikan bahwa praktik di organisasi Anda sejalan dengan harapan industri. Prosedur yang terdokumentasi membantu merampingkan audit internal dan eksternal juga. Misalnya, jika perusahaan Anda mempertahankan sertifikasi ISO, Anda dapat membantu auditor luar dengan memberikan salinan tertulis dari prosedur yang sesuai dengan ISO Anda. Mereka kemudian dapat memberi tahu Anda di mana tepatnya dalam proses pekerja gagal. SOP juga melindungi Anda dari tuntutan hukum - misalnya, jika seorang karyawan terluka di tempat kerja setelah gagal mengikuti praktik terbaik yang terdokumentasi. SOP dalam pengaturan kantor juga dapat memastikan kepatuhan hukum. Misalnya, SOP untuk menegosiasikan kesepakatan bisnis di luar negeri dapat menghentikan eksekutif dari memasuki wilayah penyuapan ilegal.
Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Orang membutuhkan konsistensi untuk menjadi yang paling produktif. Ketika tidak ada keraguan tentang format dokumen apa yang harus diambil, apakah peralatan harus dibersihkan dan di mana persediaan harus disimpan, orang hanya dapat melakukan pekerjaan mereka tanpa berhenti untuk bertanya. Membakukan segala sesuatu adalah mustahil dan kontraproduktif, karena karyawan memerlukan fleksibilitas untuk menyelesaikan masalah. Namun, menulis SOP untuk prosedur rutin yang dapat meningkatkan efisiensi di tempat kerja. Misalnya, SOP untuk penamaan file dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menemukan dokumen dan mempromosikan kerja tim di seluruh departemen.
