Bagian akuntansi nirlaba mirip dengan pembukuan nirlaba. Meskipun tujuan utama organisasi nirlaba bukanlah untuk menghasilkan laba, ia masih harus menghasilkan pendapatan yang cukup untuk mengoperasikan dan mengelola pengeluaran. Transaksi-transaksi ini perlu dilacak dengan hati-hati untuk keperluan pengarsipan pajak, manajemen arus kas, audit pihak ketiga dan untuk memastikan stabilitas keuangan.
Item yang Anda butuhkan
-
Perangkat lunak akuntansi, seperti QuickBooks atau Peachtree
-
Laporan bank dan kartu kredit
-
Informasi pelanggan, seperti alamat dan nomor telepon
-
Stok cek kosong
Buat Struktur Akuntansi
Buat bagan akun yang dimulai dengan rekening bank dan kartu kredit Anda. Pastikan untuk memasukkan saldo awal pada tanggal Anda memulai tahun akuntansi Anda. Bahkan dalam organisasi nirlaba yang sangat kecil, sangat penting untuk mempertahankan rekening banknya sendiri.
Buat akun liabilitas Anda. Kewajiban adalah segala sesuatu yang berutang atau akan berutang kepada organisasi nirlaba Anda. Pajak gaji adalah kewajiban yang sangat umum.
Siapkan aset tetap apa pun. Ini akan menjadi barang yang dimiliki oleh organisasi nirlaba dan tidak dikonsumsi atau digunakan dalam satu tahun. Terserah Anda atau CPA Anda untuk menentukan ambang batas jumlah dolar untuk menentukan pembelian mana yang akan menjadi aset tetap dan mana yang akan menjadi beban. Ambang umum untuk organisasi kecil adalah sekitar $ 500.
Aset tetap disusutkan setiap tahun berdasarkan jadwal penyusutan IRS.
Buat akun pengeluaran. Sebagian besar program akuntansi akan membuat bagan dasar akun yang akan mencakup pengeluaran yang terkait dengan industri Anda. Dianjurkan untuk memisahkan biaya operasi dari biaya program dan penggalangan dana. Beberapa dana hibah pemerintah mensyaratkan bahwa biaya pengumpulan dana organisasi nirlaba tidak melebihi persentase tertentu dari total biaya.
Siapkan pelanggan. Ini akan sering menjadi donor Anda. Sangat penting untuk melacak donasi, karena donatur yang menyumbang lebih dari jumlah tertentu setiap tahun dilaporkan pada laporan pajak Anda. Juga, jika organisasi Anda diakui oleh IRS sebagai 501 (c) (3), donasi dapat dikurangkan dari pajak, dan donatur Anda akan meminta tanda terima.
Atur semua vendor dan lacak dengan cermat. Jika organisasi Anda menerima dana stimulus federal, Anda kemungkinan akan diminta untuk melaporkan berapa banyak Anda membayar masing-masing vendor Anda.
Buat Prosedur
Siap audit. Jika organisasi Anda menerima hibah atau rencana pemerintah untuk mengajukan segala jenis pinjaman atau obligasi, Anda kemungkinan besar akan dikenakan audit pihak ketiga tahunan. Auditor akan melihat proses akuntansi Anda dengan cermat.
Simpan salinan semua dokumen. Dalam dunia nirlaba, penting untuk menggandakan dan menyimpan catatan yang akurat. Auditor akan sering meminta salinan cek tertulis atau bahkan cek yang diterima. Salin semua cek dan setoran tertulis dan simpan dalam binder. Rekonsiliasi rekening bank dan kredit Anda setiap bulan dan simpan salinan laporan rekonsiliasi yang terlampir pada laporan bank Anda.
Dapatkan persetujuan tertulis untuk semua pengeluaran, termasuk tagihan yang dibayar secara teratur. Ini terutama berlaku untuk organisasi nirlaba dengan dewan direksi.
Kiat
-
Buat satu set laporan setiap bulan. Disarankan laporan laba-rugi dan neraca. Siapkan file untuk semua vendor. Buat binder atau file untuk semua acara penggalangan dana besar. Sertakan semua dokumentasi pendukung untuk pendapatan dan pengeluaran. Sebagian besar program perangkat lunak akuntansi akan menawarkan bagan akun yang disarankan. Atau, Anda dapat mengedit atau membuat bagan akun dari awal. Penting untuk membuatnya sesederhana mungkin dengan menahan diri dari membuat akun untuk barang yang hanya Anda gunakan sekali atau dua kali.
