Rencana manajemen proyek mengidentifikasi tujuan perusahaan jangka pendek yang terukur dan tugas-tugas, sumber daya yang dialokasikan dan jumlah waktu yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini secara eksplisit. Pekerjaan menulis rencana manajemen proyek biasanya jatuh ke manajer proyek, yang memikul tanggung jawab penuh untuk melacak, mengukur dan melaporkan kemajuan semua tugas proyek terhadap anggaran dan batas waktu, serta mengidentifikasi perbedaan dari manajemen senior - rencana yang disetujui. Rencana manajemen proyek biasanya memiliki dokumen yang menyertainya (mis., Gantt chart, struktur rincian kerja (WBS), rencana anggaran, rencana sumber daya, daftar ketergantungan tugas) yang membantu manajer proyek melacak kemajuan keseluruhan proyek.
Berkolaborasi dengan manajemen senior untuk menentukan ruang lingkup dan tujuan proyek. Pastikan bahwa durasi proyek adalah jangka pendek (tidak lebih dari tiga hingga enam bulan), identifikasi anggaran dan garis waktu proyek (misalnya, suatu produk harus diluncurkan atau dikirim pada tanggal tertentu dengan biaya tidak lebih dari biaya tertentu) dan memutuskan siapa yang harus berpartisipasi dalam proyek agar berhasil.
Identifikasi segala sumber daya atau kendala anggaran, risiko atau masalah waktu-kritis yang dapat berdampak pada pencapaian tujuan proyek. Jika Anda menugaskan orang ke tim proyek yang memiliki tanggung jawab lain karena pada saat yang sama dengan hasil Anda, ini dapat menempatkan proyek Anda dalam risiko.
Bekerja dengan anggota tim proyek untuk membangun struktur rincian kerja Anda. Buat daftar fase proyek, tugas dan tonggak (tugas tanpa durasi) di WBS sehingga Anda tahu siapa yang melakukan apa dan kapan mereka melakukannya. WBS adalah bagian integral dari rencana proyek.
Tetapkan ulasan rencana berkala pada garis waktu untuk tim proyek, dan identifikasi kapan manajemen senior dapat mengharapkan laporan tentang kemajuan proyek, termasuk apa bentuk pelaporan yang akan diambil.
Bekerja dengan anggota tim proyek untuk menyempurnakan semua dokumen dan rencana pendukung yang berkaitan secara khusus dengan mereka (mis., Rencana anggaran, rencana sumber daya, daftar ketergantungan tugas) dan melampirkannya pada rencana manajemen proyek.
Mintalah anggota manajemen senior dan sponsor proyek untuk menandatangani dan memberi tanggal rencana proyek untuk membuat rencana itu efektif.
Tinjau rencana manajemen proyek saat proyek berjalan bersama pimpinan tim dan manajemen senior untuk memastikan bahwa rencana tersebut mencerminkan tujuan yang diinginkan perusahaan secara akurat.
Kiat
-
Identifikasi pemangku kepentingan utama dalam proyek sedini mungkin sehingga mereka dapat membuat penyesuaian staf dan penganggaran di departemen mereka.
Peringatan
Kegagalan untuk mendapatkan sign-off manajemen pada rencana proyek pada awal proyek dapat berarti sumber daya yang diperlukan tidak akan dialokasikan untuk proyek Anda.
