Menulis rencana atau proses manajemen proyek yang terperinci melibatkan pendokumentasian langkah-langkah dan tugas yang diperlukan untuk membuat produk atau layanan. Rencana tindakan Anda harus menggambarkan proyek lengkap dengan semua fase, dimulai dengan inisiasi dan berlanjut melalui pemantauan, pelaksanaan, pengendalian dan penutupan, merekomendasikan Institut Manajemen Proyek. Sertakan ikhtisar dan detail tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Anda juga harus membuat daftar anggota tim proyek, strategi komunikasi, risiko, proses pembelian, dan teknik untuk mengelola perubahan.
Menggunakan Template
Meskipun Anda dapat membuat format sendiri, seringkali lebih mudah untuk memulai dengan desain yang sudah ada. Unduh templat dari situs web seperti Microsoft Office, PM Documents atau PM Links. Menggunakan templat memastikan bahwa Anda mencakup semua topik yang diperlukan dan menjaga konsistensi dengan setiap proyek. Selain itu, templat mengingatkan Anda untuk mengidentifikasi orang-orang yang akan menyetujui rencana Anda, mengalokasikan dana, dan menyediakan sumber daya.
Pernyataan ikhtisar digunakan untuk menggambarkan situasi. Misalnya, buat daftar kondisi bisnis yang memicu kebutuhan proyek. Ini mungkin termasuk umpan balik pelanggan, rencana pesaing atau persyaratan investor. Buat bagian untuk ruang lingkup, jadwal dan anggaran. Bagian-bagian ini memberikan secara spesifik tentang produk atau layanan yang Anda rencanakan untuk dibuat, tonggak proyek, berapa banyak orang yang Anda butuhkan untuk mengerjakan proyek dan batasan anggaran. Buat bagian yang menjelaskan proses manajemen kualitas Anda dan termasuk strategi jaminan kualitas dan inisiatif kendali mutu. Dengan mendokumentasikan proses yang Anda rencanakan untuk diikuti, Anda memberi tahu semua anggota tim apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek.
Detail
Buat daftar anggota tim proyek, peran dan tanggung jawab mereka, dan komitmen waktu di bagian pendukung. Selain itu, jelaskan strategi komunikasi yang akan diikuti, seperti menyelesaikan laporan status mingguan dan menjalankan pertemuan bulanan. Misalnya, Anda bisa menyertakan tabel yang menunjukkan apa yang Anda ingin setiap anggota tim kerjakan. Masukkan tugas di kolom pertama dan dokumentasikan status di kolom kedua, seperti tidak dimulai, sedang berlangsung, selesai atau ditunda. Tambahkan ruang untuk komentar tambahan di kolom ketiga.
Proses
Terakhir, uraikan rencana untuk menangani risiko potensial, seperti keterlambatan pemasok atau persyaratan pemangku kepentingan tambahan. Tetapkan proses pembelian dan daftarkan teknik untuk mengelola perubahan, termasuk siapa yang akan menyetujui penyesuaian rencana.
Persetujuan
Setelah rencana Anda selesai, tinjau detailnya dengan tim proyek. Masukkan umpan balik mereka sebelum membagikannya kepada pemangku kepentingan Anda untuk persetujuan. Setelah rencana disetujui, mulailah mengerjakan langkah-langkah Anda. Selalu beri tahu anggota tim tentang kemajuan, mengikuti prosedur dalam strategi komunikasi Anda. Ketika pekerjaan berlanjut, evaluasi upaya Anda sehingga Anda dapat memasukkan teknik yang Anda pelajari ke proyek berikutnya.
