Cara Membuat Template SOP

Prosedur Operasional Standar (SOP) adalah cara populer untuk memberikan panduan yang konsisten kepada karyawan dalam suatu organisasi. Idealnya, jika Anda mengambil seseorang dari jalan, orang itu harus dapat menyelesaikan tugas tanpa apa pun kecuali SOP dan alat yang diperlukan. Titik awal utama dari setiap portofolio SOP adalah pembuatan template SOP untuk konsistensi. Anda tidak memerlukan perangkat lunak atau keterampilan mewah; Anda hanya perlu menyeimbangkan elemen yang diperlukan dan seperti apa template yang Anda inginkan.

Item yang Anda butuhkan

Komputer
Perangkat lunak pengolah kata

Buka dokumen pengolah kata baru. Simpan file dengan nama yang ingin Anda gunakan untuk template SOP Anda dan tanggal untuk kontrol versi. Misalnya: "Nama Perusahaan Anda_SOP_Template_01-16-2010".

Masukkan tabel ke dalam tajuk. Jumlah baris dan kolom dalam tabel ini terserah Anda; ingatlah bahwa Anda akan membutuhkan, setidaknya, sel untuk nomor SOP, judul dan persetujuan atau tanggal efektif dokumen. Anda juga dapat menggunakan sel untuk nomor halaman dan logo atau nama perusahaan jika Anda mau. Yang menyenangkan tentang tabel di header adalah ia akan mengulangi seluruh dokumen saat Anda menambahkan halaman.

Sisipkan tabel besar di halaman pertama dokumen. Tabel ini akan berisi nomor dan judul SOP Anda di bagian atas, diikuti oleh sel untuk tanda tangan personel kunci, seperti penulis dokumen dan pejabat yang menyetujui, dengan nama, judul, dan tanggal yang ditandatangani. Ketik judul untuk setiap sel, seperti "Judul SOP" untuk sel atas, "Penulis SOP" untuk sel berikutnya dan "Persetujuan QA" untuk jumlah sel yang sesuai.

Buat bagian untuk pengantar, tanggung jawab, bahan dan peralatan (jika ada) dan prosedur. Bagian lain mungkin termasuk glosari singkatan, istilah atau produk. Karena ini adalah templat, Anda mungkin ingin menyertakan satu atau dua kalimat yang menggambarkan apa yang diharapkan untuk setiap bagian jika Anda berencana memiliki beberapa penulis SOP.

Format bagian Anda. Salah satu cara paling umum menyajikan bagian SOP adalah memulai sistem huruf, penomoran, atau kombinasi untuk setiap bagian. Anda juga bisa menggunakan peluru dan garis putus-putus. Ingat juga, lebih mudah ketika merujuk atau merevisi SOP untuk menunjuk ke bagian dengan huruf / angka.Perlihatkan seperti apa bentuk sekuensing untuk setiap baris berikutnya dalam suatu bagian, seperti "A, B, C"; "1, 2, 3"; atau "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Masukkan dua tabel lain di akhir template. Salah satu tabel harus untuk daftar referensi eksternal atau untuk lampiran dan formulir yang dapat Anda lampirkan ke SOP untuk perubahan versi. Tabel lainnya dapat untuk mendokumentasikan riwayat versi SOP dan alasan apa pun untuk perubahan. Tabel ini dapat terus menggunakan format penomoran / huruf yang digunakan template lainnya.

Simpan dokumen sebagai file templat hanya-baca. Ini akan membantu menjaga templat Anda agar tidak sengaja ditimpa dengan memaksa pengguna untuk menyimpan dokumen dengan nama yang berbeda jika diubah.