Memproduksi produk berkualitas tinggi secara efisien dengan laba dan tetap dalam batasan hukum dan peraturan memerlukan konsistensi dalam operasi. Banyak perusahaan membantu diri mereka sendiri dengan melembagakan prosedur operasi standar, atau SOP, yang memberikan arahan langkah demi langkah untuk menerapkan prosedur penting. SOP membantu memastikan akurasi dan kontrol kualitas. Mereka digunakan di berbagai perusahaan dan organisasi, terutama di pemerintahan, manufaktur, penelitian dan pengembangan, laboratorium dan akademisi. Karena masing-masing unit dalam perusahaan memiliki berbagai prosedur, masing-masing memerlukan SOP yang berbeda. Jadi, sangat membantu untuk memberikan kepala SOP masing-masing unit dengan template, yang menawarkan titik awal bagi mereka untuk menulis prosedur dan manual SOP mereka sendiri. Templat SOP menyediakan semua komponen penting yang dibutuhkan setiap prosedur.
Bimbing penulis SOP dalam menentukan prosedur apa yang perlu ditulis. Templat tersebut harus memberi mereka alat pengambilan keputusan yang mudah berdasarkan jumlah keputusan yang harus dibuat oleh pekerja untuk melaksanakan prosedur. Sarankan bahwa prosedur rutin yang singkat hanya mengharuskan pekerja untuk membuat beberapa penilaian dan dapat ditulis dalam format langkah-langkah sederhana. Misalnya: Lakukan A, lalu B, lalu C. Perhatikan bahwa prosedur panjang yang membutuhkan beberapa keputusan dapat menggunakan format langkah hierarkis, memberi tahu pekerja tentang urutan prosedur yang harus dilalui, dan sering kali menyertakan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menyelesaikan seluruh tugas. Tawarkan contoh diagram alir atau infografis untuk menggambarkan prosedur yang rumit, panjang, dan mengharuskan Anda mengambil banyak keputusan. Misalnya: Lakukan A. Jika "normal," lakukan B, C dan D. Jika "tidak normal," ulangi A untuk mengonfirmasi dan kemudian lakukan E, F dan G.
Jelaskan mur dan baut penulisan setiap prosedur. Misalnya, setiap prosedur harus memiliki judul, tujuan, ruang lingkup dan metode serta tanggung jawab untuk melaksanakan prosedur tersebut. Dorong atau minta penulis SOP menggunakan konvensi penamaan yang seragam untuk prosedur pemberian sertifikat. Sarankan mereka untuk menentukan ruang lingkup prosedur, seperti kepada siapa prosedur tersebut berlaku, kapan dan dalam keadaan apa. Anda mungkin juga menjelaskan kapan tidak menggunakan setiap prosedur. Di bagian metode dan tanggung jawab, sediakan protokol langkah-demi-langkah dalam menjalankan suatu prosedur. Template harus menyediakan frasa singkat dan sederhana dengan kata kerja aksi.
Memberikan definisi dan persyaratan sumber daya. Setiap prosedur harus memiliki bagian yang mendefinisikan istilah yang digunakan dalam dokumen dan mengeja akronim apa pun. Selain itu, harus memberi tahu karyawan dokumen, peralatan, atau materi lain apa yang mereka perlukan untuk menjalankan prosedur. Rujuk prosedur terkait lainnya yang perlu dilakukan sebelumnya oleh pemberi kerja atau perlu disadari untuk menyelesaikan tugas. Jangan lupa komponen penting lainnya yang harus dimiliki template. Ini termasuk tanggal efektif untuk prosedur dan tanggal terakhir prosedur ditinjau.
Kiat
-
Tergantung pada perusahaan Anda, mungkin juga penting untuk menetapkan tingkat keamanan ke SOP untuk mengklarifikasi tingkat otoritas apa yang diperlukan untuk menjalankan prosedur. Gunakan templat untuk menjelaskan kondisi di mana karyawan dapat menjalankan prosedur dengan andal.
Peringatan
Selalu sertakan pedoman tentang kesehatan dan keselamatan atau pelanggaran peraturan jika perlu. Berikan tempat di templat dan gunakan metode untuk menekankan peringatan penting, seperti cetak tebal atau mengotak-kotakkan pesan-pesan ini. Jelaskan apa yang akan terjadi jika prosedur tidak diikuti atau tidak diikuti dengan benar, apakah itu mengakibatkan cedera pribadi, hilangnya nyawa, kerusakan peralatan, produk yang salah, denda, litigasi atau penutupan bisnis.
