Ketika bisnis Anda adalah anak baru di blok itu, Anda tidak bisa membiarkannya begitu saja atau publisitas dari mulut ke mulut bahwa pelanggan, vendor dan pers akan mulai melewati jalan menuju pintu Anda. Apakah surat pengantar Anda dikirimkan oleh tukang pos atau melalui Internet, nadanya haruslah merupakan keseimbangan antara pendekatan yang hangat dan profesionalisme keren yang akan membuat pembaca Anda ingin mengejar koneksi secara langsung dan belajar lebih banyak tentang apa yang Anda lakukan.
Item yang Anda butuhkan
-
Kop surat profesional
-
Amplop
-
Printer
Teliti audiens target Anda dan cara yang paling efektif dan murah untuk menjangkau mereka, kata Kenneth Roman dan Joel Raphaelson, penulis "Writing That Works; Cara Berkomunikasi Secara Efektif dalam Bisnis." Semakin banyak Anda tahu tentang pendidikan inti demografi, pendapatan, gaya hidup dan kebiasaan membeli Anda, semakin akurat Anda dapat menyesuaikan teks dan grafik yang akan beresonansi. Ingatlah bahwa metode dan waktu pengiriman Anda didasarkan pada apakah Anda memberi tahu mereka tentang acara khusus tanggal seperti grand opening atau memberi tahu mereka tentang produk dan layanan menarik yang mungkin mereka butuhkan di masa depan. Dalam kasus yang terakhir, surat cetakan kemungkinan memiliki masa simpan lebih lama dari korespondensi email.
Rangkul seni "pidato elevator," saran Lena Claxton dan Alison Woo, penulis "How to Say It: Marketing with New Media: Panduan untuk Mempromosikan Bisnis Kecil Anda Menggunakan Situs Web, E-zine, Blog, dan Podcast." Jika Anda bertemu dengan pelanggan baru secara langsung, ini mengacu pada jumlah waktu yang Anda perlukan untuk membujuk mereka dalam satu kali perjalanan dengan lift. Pertimbangkan bahwa kebanyakan orang menggunakan durasi yang sama untuk membaca surat pemasaran dan menentukan apakah konten tersebut relevan dengan kehidupan mereka. Buatlah daftar tiga hal terpenting yang Anda inginkan agar pembaca Anda dapatkan dari surat Anda sebelum Anda mulai menulisnya. Menurut Roman dan Raphaelson, sangat penting untuk menjaga fokus yang ketat dan menghindari informasi yang berlebihan. Jika Anda mencoba untuk memberi pembaca Anda lebih dari tiga elemen untuk diingat, mereka mungkin akan berakhir mengingat tidak satupun dari mereka.
Mulailah surat Anda dengan kait yang kuat untuk menarik perhatian pembaca Anda. Surat pengantar yang sukses sering dibuka dengan pertanyaan, statistik yang mengejutkan, atau anekdot pendek yang mendorong penerima untuk membaca lebih lanjut. Contoh:
Bagaimana jika Anda bisa memuaskan semua orang di daftar liburan Anda dengan biaya total kurang dari $ 100?
Dua puluh delapan persen pemilik bisnis kecil seperti Anda telah kehilangan identitas mereka dan bahkan tidak mengetahuinya.
Ketika saya berusia 9 tahun, kami hidup di atas sebuah toko keju dan saya pikir itu akan menjadi pekerjaan terbesar di dunia untuk memilikinya. Dua puluh tahun kemudian, saya dengan senang hati dapat mengkonfirmasi bahwa itu memang benar. Dengan hanya satu kunjungan ke Keju Tolong, saya pikir Anda akan tersenyum juga.
Proyeksikan nada dalam korespondensi Anda yang sesuai dan konsisten dengan sifat bisnis. Apa yang dibaca oleh pelanggan Anda dalam bentuk cetak harus seperti yang mereka harapkan dari Anda dan karyawan Anda secara langsung. Gabungkan poin-poin penting untuk menarik perhatian pada poin-poin menarik tertentu tentang Anda dan perusahaan Anda. Sorot apa yang membedakan bisnis Anda dari pesaing dalam hal produk unik, biaya lebih rendah, fitur keselamatan, kemudahan penggunaan, jaminan, dan komponen hemat waktu. Proyeksikan kepercayaan diri dan buat panggilan untuk bertindak seperti menghadiri open house, mengatur janji temu, menebus kupon, atau mengisi kuesioner singkat.
Mintalah seseorang yang tidak terbiasa dengan bisnis Anda untuk meninjau surat Anda karena keterbacaannya, organisasi, dan minat konten. Periksa ulang materi Anda secara menyeluruh untuk memastikan bahwa materi itu bebas dari kesalahan dan bahwa informasi kontak Anda sudah lengkap.
Kiat
-
Jan Norman, penulis "Apa Yang Tidak Ada yang Memberitahu Anda tentang Memulai Bisnis Anda Sendiri: Nasihat Memulai Kehidupan Nyata dari 101 Pengusaha Sukses," merekomendasikan penggunaan email opt-in sebagai cara mudah untuk membangun daftar pelanggan. Surat yang memperkenalkan bisnis Anda tidak boleh melebihi satu halaman meskipun diperbolehkan untuk menyertakan kartu nama, kartu respons, atau brosur dalam surat yang sama.
Peringatan
Gunakan humor dengan hemat dan hindari dimasukkannya jargon industri yang mungkin tidak asing bagi orang luar.
