Mengetahui audiens Anda adalah kunci untuk menulis surat untuk memperkenalkan perusahaan atau organisasi Anda. Niat Anda adalah fakta penting lainnya dalam menulis komunikasi bisnis yang efektif yang menyampaikan kepada pembaca tujuan dan struktur organisasi Anda. Tujuan dari surat pengantar berkisar dari mengumumkan kedatangan perusahaan Anda di peta komunitas hingga organisasi amal yang meminta dukungan finansial dan natura dari donor dan sukarelawan.
Daftarkan eksekutif peringkat tertinggi perusahaan Anda serta seseorang yang akrab dengan konsep pemasaran atau anggota staf yang bertanggung jawab memasarkan organisasi untuk membuat surat pengantar. Eksekutif atau pendiri perusahaan Anda dapat memberikan wawasan tentang tujuan perusahaan dan mengapa perusahaan itu didirikan dan guru pemasaran Anda dapat menjelaskan cara menarik bagi basis pelanggan perusahaan.
Pilih format terbaik untuk surat pengantar Anda. Jika organisasi Anda memiliki jaringan media sosial yang kuat serta basis pelanggan yang lebih suka komunikasi tradisional, buat konsep dua versi surat pengantar Anda. Buat satu pesan yang menjadi viral dan lainnya yang lebih sesuai untuk penyebaran hard-copy.
Buat paragraf pertama Anda dengan audiens dalam pikiran. Himbau kepada para dermawan dengan pembukaan seperti "Setiap tahun, Yayasan ABC membantu ribuan perempuan terlantar merekonstruksi hidup mereka." Namun, pemilik bisnis masa depan akan menghargai wirausaha dari pengenalan yang menjelaskan awal yang sederhana dari organisasi, seperti, "XYZ Corporation memulai di garasi Steve Wilson sebagai hobi dua dekade sebelum rata-rata orang Amerika mampu membeli komputer di rumah." Gunakan sisa paragraf pertama Anda untuk menggambarkan asal atau dasar organisasi Anda.
Rancang paragraf kedua surat pengantar Anda untuk menjelaskan apa yang dilakukan perusahaan atau organisasi Anda - jika Anda melatih pekerja yang menganggur atau menganggur, jelaskan jenis pelatihan kerja yang Anda berikan. Demikian juga, jika Anda menjual produk ke pasar global, jelaskan banyak negara yang terkena dampak perusahaan Anda dengan mendistribusikan barang-barangnya kepada pelanggan di seluruh dunia.
Buat gambar struktur organisasi Anda di paragraf ketiga Anda. Hindari hanya merujuk pada bagan organisasi - surat pengantar Anda seharusnya tidak memiliki lampiran. Jelaskan tim kepemimpinan eksekutif dan bagaimana setiap anggota tim berpartisipasi dalam mengembangkan strategi perusahaan. Beri tahu pembaca Anda tentang fungsi departemen perusahaan Anda dan bagaimana departemen berinteraksi. Akui modal manusia Anda; jelaskan bagaimana kualifikasi dan keahlian karyawan Anda dan bagaimana mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi. "Karyawan XYZ Corporation memiliki keahlian gabungan 75 tahun dalam jaringan komputer dan pengembangan perangkat lunak" adalah contoh pengakuan keahlian profesional karyawan Anda.
Bungkus surat Anda dalam paragraf keempat dengan menyatakan kembali tujuan pengantar Anda. Jika Anda baru mengenal komunitas bisnis, undang pelanggan dan bahkan bisnis lain untuk mampir ke toko Anda atau kunjungi situs web Anda. Untuk surat pengantar yang meminta sumbangan, tegaskan kembali tujuan organisasi Anda, keberhasilannya di masa lalu dan mintalah sumbangan. Libatkan pembaca Anda untuk mencari tahu lebih banyak tentang perusahaan dan organisasi Anda.
Persiapkan garis tanda tangan untuk eksekutif atau pemimpin organisasi berperingkat tertinggi perusahaan Anda. Asalkan layak, siapkan salinan surat untuk tanda tangan individu dan asli - mereka menambahkan sentuhan pribadi yang hangat untuk komunikasi bisnis.
