Formulir W-2 adalah dokumen pajak penting untuk karyawan. W-2 mencatat upah karyawan dan kompensasi lainnya, pengurangan pajak gaji, dan informasi pemotongan lainnya yang harus dilaporkan pada SPT. Internal Revenue Service mengatakan karyawan harus menerima formulir W-2 selambat-lambatnya 31 Januari sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan SPT mereka.
Batas Waktu Distribusi W-2
Batas waktu bagi pemberi kerja untuk mendistribusikan formulir W-2 adalah 31 Januari - meskipun IRS juga mengatakan bahwa karyawan harus menerimanya pada tanggal itu. IRS dapat mendenda pemberi kerja untuk setiap W-2 terlambat, dengan jumlah tergantung pada seberapa terlambat W-2 didistribusikan, ukuran bisnis dan apakah pelanggaran itu disengaja atau tidak disengaja. Seorang majikan dapat meminta perpanjangan dengan menulis surat kepada IRS yang menjelaskan mengapa dia tidak dapat mendistribusikan W-2 pada tenggat waktu. Permintaan ekstensi harus dikirimkan ke Cabang Pengembalian Informasi IRS di Kearneysville, WV. Tandai surat itu untuk diperhatikan oleh Koordinator Perpanjangan Waktu. Permintaan ekstensi harus dikirim paling lambat 31 Januari.
Distribusi W-2 Elektronik
Secara tradisional, formulir W-2 dikirim melalui surat. Pengusaha juga dapat mengirim mereka secara elektronik, memberikan persetujuan karyawan dan mendapatkan W-2 pada akhir Januari. Karyawan harus diberi tahu persyaratan perangkat keras dan lunak untuk menerima formulir W-2 secara elektronik. Selain itu, pengusaha harus memberi tahu karyawan cara mencabut izin jika mereka ingin melakukannya. Karyawan yang tidak memilih untuk menerima W-2 elektronik terus mendapatkan formulir kertas.
