Cara Mengatur Kantor Virtual. Dalam lingkungan global, tempat kerja praktis tidak memiliki batasan dengan karyawan yang berlokasi di seluruh dunia. Dengan semakin meningkatnya harga real estat, kantor virtual telah menjadi fenomena menarik bagi banyak pebisnis. Perusahaan dapat berlokasi di tempat tertentu tetapi karyawan melakukan urusan kantor sehari-hari mereka dari lokasi yang berbeda seperti hotel, kafe, atau rumah.
Tentukan alamat bisnis untuk kantor virtual Anda. Ini bisa berupa nomor kotak surat atau Anda bisa menggunakan layanan kotak surat CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) untuk mendapatkan alamat yang terdengar perusahaan.
Lihatlah opsi konektivitas Anda. Ada beberapa yang bisa dipilih, apakah email, ponsel, forum online, pesan instan, VoIP, dan lainnya.
Jadikan lokasi yang Anda pilih untuk kantor virtual siap untuk pengaturan. Melengkapi tempat dan menciptakan suasana kerja seperti yang Anda inginkan. Pastikan ada cukup ruang untuk pemasangan elektronik yang diperlukan seperti komputer, mesin faks, dan saluran telepon.
Instal perangkat lunak yang diperlukan di komputer Anda tergantung pada kebutuhan Anda. Beberapa program dirancang khusus untuk konferensi Web, presentasi, penjadwalan rapat, dan sebagainya. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memilih program anti-virus yang dapat diandalkan untuk melindungi PC Anda dari serangan online.
Hubungi penyedia layanan telepon dan dapatkan sistem telepon modern dengan fasilitas respons suara interaktif (IVR) untuk membantu mengelola panggilan tanpa Anda harus berada di tempat. Teknologi built-in mereka datang dengan harga yang wajar dan mereka hanya mengenakan biaya untuk penggunaan yang sebenarnya.
Menyiapkan fasilitas intranet yang dimaksudkan hanya dapat diakses oleh pengusaha perusahaan untuk menyampaikan informasi, komunikasi penting, file dan dokumen atau masuk ke Jaringan Pribadi Virtual (VPN) sehingga materi yang ditransfer sepenuhnya rahasia. Pantau siapa yang mengakses database organisasi Anda dengan menyimpan catatan masuk, keluar, dan akses informasi.
Jadwalkan pertemuan resmi Anda dengan rekan kerja, klien, atau orang lain sambil minum kopi di lokasi yang baik untuk semua orang. Jika semua kontak Anda tidak dapat berada di sana secara fisik, Anda dapat mengatur konektivitas dengan menggunakan Cams Web, ponsel, dan pesan instan.
Pastikan karyawan Anda mengirimkan timesheets secara teratur untuk mencatat jumlah jam kerja mereka. Secara sistematis lihatlah daftar waktu ini berdasarkan perkiraan jam yang dibutuhkan untuk tugas-tugas tertentu agar waktu yang tidak produktif tetap terkendali.
Kiat
-
Sejumlah aplikasi bisnis datang dalam bentuk "suite" yang mencakup sebagian besar program yang diperlukan untuk membuat kantor virtual dan bahkan lebih banyak lagi. Beberapa suite yang populer adalah Microsoft Office, Lotus, Corel dan AppleWorks. Jika Anda memiliki anggaran, berikan karyawan Anda perlengkapan yang diperlukan seperti laptop, ponsel Wi-Fi, VoIP, dan peralatan lainnya. Maka Anda dan tenaga kerja Anda dapat terhubung secara efisien.
Peringatan
Cadangkan data Anda secara teratur untuk menghindari kehancuran total bisnis Anda sehari-hari jika sistem macet. Ini memang bisa menjadi skenario mimpi buruk.
