Microsoft menggambarkan Kalender Outlook sebagai "komponen kalender dan penjadwalan yang terintegrasi penuh dengan e-mail, kontak, dan fitur lainnya," memungkinkan pengguna untuk membuat janji dan acara, mengatur pertemuan, melihat jadwal grup dan melakukan tugas-tugas lainnya. Outlook juga dilengkapi kemampuan mencatat, jurnal dan penelusuran web, serta memungkinkan pihak ketiga untuk mengelola kalender perusahaan dan individu dari lokasi terpencil. Outlook dapat dikonfigurasikan dan disinkronkan dengan PDA atau ponsel cerdas individu untuk kemampuan dan manajemen kalender saat bepergian.
Buka Outlook menggunakan komputer pribadi, PDA, atau perangkat smartphone. Outlook terbuka untuk menampilkan kotak surat, aplikasi email. Di sisi kiri layar temukan tab kalender untuk mengakses aplikasi kalender.
Klik pada tab kalender untuk membuka aplikasi kalender pribadi. Kalender akan sering menampilkan hari ini dalam satu minggu atau ringkasan minggu, mendaftar semua entri atau janji sebelumnya untuk seorang individu atau beberapa individu dalam perusahaan.
Temukan tombol beranda di bagian atas layar dan pilih item baru dari menu drop-down. Suatu peristiwa terlepas dari jenisnya adalah barang baru dan setiap peristiwa baru harus dimasukkan secara terpisah.
Pilih tab acara sepanjang hari jika acara akan terjadi sepanjang hari. Sebagian besar acara akan memiliki waktu mulai dan berakhir. Jendela pop-up acara baru akan dibuat.
Masukkan judul subjek untuk acara di bidang subjek. Subjek adalah apa yang ditampilkan dalam tampilan ringkasan kalender setelah acara dibuat. Lokasi acara juga harus disediakan.
Klik ikon Opsi untuk menunjukkan kepada pemirsa kalender lainnya status acara. Indikator status diberi kode warna dan termasuk status Di Luar Kantor, sibuk, bebas atau status sementara.
Pilih waktu mulai dan berakhirnya acara dari menu pull-down. Jika acara berlangsung selama beberapa hari, tunjukkan dengan waktu mulai dan berakhir dan acara tersebut akan muncul di beberapa hari di tampilan ringkasan Hari / Minggu / Bulan pada kalender.
Klik tombol simpan untuk menyimpan acara yang ditambahkan dan untuk menutup jendela browser. Acara harus ditampilkan dalam tampilan ringkasan Hari / Minggu / Bulan pada kalender. Jika kalender terletak di folder publik, orang lain akan dapat melihat acara segera setelah ditambahkan juga.
Ulangi langkah-langkah di atas untuk setiap acara. Acara yang tidak terkait harus ditambahkan ke kalender satu per satu. Mengklik dua kali pada tanggal dari tampilan kalender Hari / Minggu / Bulan akan mengakses pintasan ke jendela sembulan acara tambahan.
