Menulis surat untuk menolak undangan resmi bisa jadi rumit. Penting untuk merespons agar orang atau bisnis yang mengundang Anda tahu bahwa mereka seharusnya tidak mengharapkan Anda. Tantangannya datang dengan menulis surat sedemikian rupa agar tidak menyinggung atau membuat pihak lain berpikir bahwa Anda hanya berusaha keluar dari datang ke acara mereka. Kata-kata yang hati-hati dan mata yang tajam terhadap detail akan memastikan bahwa penerima menerima pesan sesuai dengan semangat yang dimaksudkan.
Mulai surat penolakan Anda dengan salam. Putuskan bagaimana Anda ingin mengatasi penerima. Jika ini benar-benar formal dan Anda tidak memiliki hubungan sehari-hari dengan orang tersebut, panggil dia sebagai "Tn." atau "Ny." Gunakan hanya nama depan dalam surat resmi jika Anda yakin ini dapat diterima.
Jujur. Jangan mengarang cerita mewah yang menjelaskan mengapa Anda tidak bisa hadir. Katakan kebenaran dengan cara sesingkat mungkin. Jelaskan dalam satu atau dua kalimat alasan Anda tidak hadir. Gunakan kata-kata seperti "penyesalan" atau "sayangnya" untuk menunjukkan bahwa Anda berharap situasinya bisa berbeda.
Nyatakan penghargaan Anda atas undangan tersebut. Berterimakasihlah kepada si penerima karena memikirkan Anda. Ini akan memastikan Anda tidak dihapus secara permanen dari daftar untuk acara mendatang.
Tutup surat Anda dengan mengungkapkan harapan terbaik kepada penerima. Biarkan dia tahu bahwa Anda berharap acaranya berjalan dengan baik.
Tutup surat dengan "Hormat" atau cukup berterima kasih kepada penerima sekali lagi. Tanda tangani nama Anda dengan pena. Ini menunjukkan bahwa Anda secara pribadi meluangkan waktu pada surat itu. Nama yang dicetak terlalu umum dan mungkin membuat tuan rumah berpikir Anda terlalu sibuk untuk meluangkan waktu untuk menanggapi undangannya dengan benar.
Baca surat itu dengan keras. Pastikan memiliki nada yang ingin Anda ungkapkan. Buat perubahan apa pun lalu kirimkan surat itu.
Peringatan
Kejujuran adalah kebijakan terbaik dalam menolak undangan. Anda tidak ingin terjebak dalam kebohongan yang dapat memutuskan hubungan bisnis yang baik.
