Saat ini, banyak bisnis dan agen negara telah mengganti akun pengeluaran dengan rencana penggantian. Program penggantian ini mencegah karyawan menggunakan akun pengeluaran perusahaan atau negara karena alasan lain selain pengeluaran yang disetujui. Namun, Anda mungkin menemukan kesulitan untuk melacak item pada tanda terima; terkadang pengeluaran pribadi bercampur dengan pengeluaran bisnis dan Anda bertanggung jawab untuk melaporkan masalah dan hanya menerima penggantian yang harus Anda bayar untuk bisnis resmi. Ketika ini terjadi, Anda akan diminta untuk menulis surat untuk menjelaskan tanda terima dan untuk mengklarifikasi biaya mana yang perlu diganti.
Mulailah surat itu dengan mengetikkan tanggal. Lewati satu baris dan ketikkan nama dan judul orang yang dapat dihubungi, nama perusahaan, dan alamat perusahaan pada baris yang berbeda. Lewati ruang baris lain dan ketik "Dear Ms./Mr. (Nama belakang)" diikuti oleh titik dua.
Identifikasi diri Anda dan jelaskan tujuan surat Anda segera. Misalnya, "Nama saya adalah Jill Harrison dari Departemen Akuntansi, dan saya menulis untuk menjelaskan tanda terima dari perjalanan saya yang berkaitan dengan bisnis baru-baru ini ke Akron untuk mengklarifikasi barang mana yang harus saya kembalikan dan yang merupakan pengeluaran pribadi saya yang tidak memerlukan pengembalian."
Perincikan biaya yang harus diganti dalam daftar bernomor, dan lihat kwitansi yang sesuai dan tanggal kwitansi untuk membantu orang yang memproses penggantian. Jika organisasi Anda bekerja berdasarkan per diem, di mana Anda hanya diberi jumlah dolar tertentu untuk makanan, penginapan, atau barang-barang lainnya per hari, uraikan biaya per hari sehingga prosesor dapat melihat apakah Anda tetap di bawah jumlah per diem.
Buat daftar pengeluaran yang muncul pada tanda terima yang merupakan pengeluaran pribadi Anda. Anda tidak perlu menjelaskan apa ini, cukup sebutkan bahwa itu adalah tanggung jawab pribadi Anda. Berikan total biaya ini juga. Bisnis atau organisasi Anda mungkin juga meminta Anda untuk menghapus biaya pajak terkait dengan barang-barang pribadi ini dari jumlah penggantian.
Berikan total pada akhir dari apa Anda harus diganti, bersama dengan total apa yang Anda tolak penggantian. Kedua angka ini harus ditambahkan hingga jumlah total dolar pada kwitansi. Berikan jumlah dolar yang Anda minta penggantian dan jumlah dolar yang Anda tolak penggantian; seringkali organisasi meminta Anda untuk meletakkan pernyataan ini dalam bahasa yang jelas karena alasan hukum.
Berterima kasih kepada prosesor atas waktunya dan minta maaf atas ketidaknyamanan karena harus memilah-milah tanda terima. Berikan nomor telepon kantor dan alamat email Anda jika ia memiliki pertanyaan tentang tagihan pada kwitansi.
Tutup surat dengan mengetikkan "Hormat," dan lewati tiga spasi baris. Ketikkan nama dan judul lengkap Anda. Cetak surat pada kop surat perusahaan dan tandatangani nama Anda di atas nama yang diketik. Buat salinan surat dan kwitansi dan simpan untuk catatan Anda. Kirimkan surat kepada penghubung yang akan memproses penggantian.
