Ketika Anda membelanjakan uang Anda sendiri atas nama klien, atasan, sesama karyawan, atau mitra bisnis, Anda dapat dan harus mengharapkan untuk mendapatkannya kembali.Agen penjualan, guru, pengacara dan penasihat keuangan dapat dikenakan biaya bisnis yang dapat diganti setiap hari. Pengeluaran ini memotong margin keuntungan Anda jika Anda tidak mengandungnya.
Kirim Surat Pengembalian Sebelum Anda Habiskan
Kecuali jika menunggu persetujuan terlebih dahulu akan menghasilkan peluang yang hilang, minta penggantian sebelum Anda mengeluarkan uang. Membuat permintaan Anda secara tertulis memungkinkan Anda untuk membuat anggaran untuk acara atau proyek dan memberikan pembenaran di muka untuk bagaimana dan mengapa membelanjakan uang sekarang akan menghemat uang nanti.
Contoh:
Allen Jeffries yang terhormat:
Saat mengajukan surat pendirian Anda, saya mengetahui bahwa Arizona Corporation Commission mengenakan biaya $ 35 untuk pemrosesan yang dipercepat untuk memesan nama perusahaan yang Anda inginkan. Seperti yang kita bahas dalam pertemuan hari Selasa lalu, nama perusahaan yang Anda inginkan "Wild Turkey Surprise" memerlukan biaya pemrosesan $ 10 untuk memesannya selama 120 hari ke depan. Menambahkan biaya yang dipercepat akan mengamankan pemesanan nama pada hari Jumat, 11 Mei alih-alih Kamis, 17 Mei. Membayar biaya pemrosesan yang dipercepat memastikan bahwa Anda memiliki nama tersebut sebelum Alphabet Sign Company membuat tanda neon yang Anda pesan untuk sisi barat restoran Anda. Itu juga memberi kami waktu untuk mendapatkan balasan dari Warner Brothers untuk memastikan bahwa mereka tidak akan menganggap nama itu sebagai pelanggaran terhadap merek dagang atau hak cipta mereka.
Karena masalah waktu, saya akan membayar biaya pemrosesan yang dipercepat jika saya tidak mendengar kabar dari Anda besok siang dan saya akan mengirimkan permintaan penggantian biaya bersama dengan laporan pengeluaran mingguan saya yang biasa.
Hormat kami,
Alexis Chapman, CPA, Layanan Bisnis Chapman
Etiket Per Diem
Internal Revenue Service menyatakan bahwa per diem mencakup biaya penginapan, makan, dan biaya tak terduga ketika karyawan bepergian untuk bisnis. Karyawan harus mengajukan laporan pengeluaran dalam 60 hari, atau per diem menjadi upah kena pajak. Laporan harus mencantumkan tanggal perjalanan, tujuan bisnis dan lokasi perjalanan. Karyawan juga harus melampirkan tanda terima untuk penginapan. Seluruh pembayaran per diem menjadi dikenakan pajak jika pekerja Anda tidak mengirimkan laporan pengeluaran.
Contoh:
Attn: Robert Morgan, Manajer Departemen Akuntansi
Robert Morgan yang terhormat:
Terlampir adalah laporan pengeluaran saya untuk Maret 2018. Saya telah melampirkan tanda terima saya untuk rencana menginap tiga malam di Sandal di Pulau Sanibel antara 5 dan 7 Maret untuk seminar pelatihan penjualan tahunan kami. Saya menambahkan biaya untuk tambahan tiga malam penginapan di Denver, Colorado antara 7 dan 12 Maret, ketika berurusan dengan pemogokan kucing liar di lokasi pusat kota kami. Saya juga menambahkan tanda terima untuk membersihkan pakaian saya setelah seorang striker melemparkan balon air yang diisi dengan cat merah kepada saya, serta perkiraan biaya pakaian baru. Pembersih kering tidak bisa menghilangkan semua noda. Saya telah menyertakan kutipan dari Men's Wearhouse, Ted's Clothiers, dan The Suit Depot untuk jaket, celana, kemeja, dasi, dan sepatu baru karena semuanya memiliki kerusakan yang signifikan.
Hormat kami,
James S. Corwin, Manajer Penjualan, Toko # 3126, Phoenix, Arizona
Guru
Banyak sekolah tidak mengganti uang guru untuk barang-barang kelas yang mereka beli. Distrik sekolah mungkin mencakup setidaknya sebagian dari biaya pendidikan berkelanjutan, termasuk membayar untuk perjalanan, penginapan, buku, biaya ujian dan bahan pelajaran. Anda dapat mengurangi hingga $ 250 per tahun untuk pengembalian pajak penghasilan Anda jika distrik Anda tidak mengembalikan uang Anda. Berkonsultasilah dengan kepala sekolah dan pengawas sekolah Anda sebelum mengeluarkan uang.
Contoh:
Bapak Polk yang terhormat:
Kelas tahun ini 10 persen lebih besar dari tahun lalu, tetapi saya hanya menerima 15 buku teks dalam kondisi yang dapat digunakan untuk 33 siswa saya. Meskipun Anda benar bahwa siswa dapat berbagi buku di kelas, mereka tidak akan dapat belajar bersama di rumah. Mencetak semua halaman buku kerja ekstra akan menyebabkan saya menjalankan tunjangan kertas salinan seluruh tahun sebelum 30 September, membuat saya tidak punya pilihan selain membeli buku teks baru atau membeli lebih banyak kertas salinan.
Saya menghitung bahwa walaupun semua halaman bebas dari kesalahan cetak, saya akan membutuhkan 32 rim kertas fotokopi tambahan antara 1 Oktober 2018, dan 31 Mei 2019. Dengan harga grosir, saya mendapat $ 4 per rim, dengan total $ 128. Karena sebagian besar orang tua sudah membayar $ 65 per tahun untuk biaya sekolah, saya merasa itu akan menjadi beban untuk meminta mereka membayar salinan ketika anak-anak mereka harus sudah memiliki buku pelajaran. Saya bersedia membeli kertas sendiri selama distrik sekolah akan membayar saya di beberapa titik. Sebagai perbandingan, saya telah memasukkan harga dari Staples, Office Depot dan Walmart.
Hormat kami,
Angel Harris, Sains Kelas 5, Sekolah Menengah Rolling Hills
Rekan Karyawan
Jika Anda meminjamkan uang, peralatan, atau persediaan ke rekan kerja, Anda harus menyetujui sebelumnya apakah ini hadiah atau pinjaman. Sebagian besar rekan kerja akan berupaya menyeimbangkan buku-buku itu, tetapi beberapa mungkin melupakan kedermawanan Anda kecuali Anda meminta pembayaran kembali. Jika Anda membuat semacam perjanjian tertulis, Anda harus mendukung kasus klaim kecil jika diperlukan. Jika pengaturan Anda bersifat verbal dan pribadi, tanpa ada orang lain yang hadir, Anda akan sedikit beruntung mendapatkan uang atau properti Anda kembali.
Contoh:
Contoh surat untuk penggantian biaya dengan perjanjian tertulis sebelumnya:
Bob terkasih:
Ketika saya membeli pass transit Anda untuk bulan Maret, dengan pengertian bahwa Anda akan membayar saya atau membeli saya pass untuk bulan April. Saya melampirkan salinan perjanjian penggantian yang Anda tanda tangani sebelum saya membeli pass Anda. Tolong bayar saya $ 62 Jumat ini atau saya harus menambahkan biaya keterlambatan $ 5. Terima kasih telah mengurus ASAP ini.
Hormat kami,
Roland
Format surat penggantian pembayaran tanpa persetujuan tertulis sebelumnya:
Zach yang terhormat:
Tiga makan siang yang saya beli minggu lalu berjumlah $ 39,20. Harap bayar setidaknya setengahnya pada hari Jumat ini dan sisanya pada tanggal 24 April. Saya mengerti Anda sedang berjuang, tetapi saya menggunakan sebagian uang bensin minggu ini untuk membeli makanan itu untuk Anda. Terima kasih telah membereskan masalah dengan segera.
Anggota Tim Anda,
Janet
