Sebagai agen asuransi, Anda harus menolak klaim tertentu. Ketika Anda menolak klaim, Anda harus mengirimi klien surat yang merinci alasan Anda untuk menolaknya. Ini mungkin aneh, tetapi itu adalah bagian dari pekerjaan Anda. Jaga agar surat Anda tetap profesional dan singkat untuk membuat interaksi selurus mungkin bagi Anda dan klien.
Kiat
-
Pastikan untuk memasukkan rincian spesifik tentang penolakan atau klien dapat menuntut penyedia asuransi untuk kerusakan melalui klaim asuransi itikad buruk.
Apa Beberapa Alasan untuk Menolak Klaim Pelanggan?
Beberapa alasan umum untuk menolak klaim asuransi adalah:
- Kerusakan tidak tercakup oleh kebijakan klien.
- Klien belum membayar premi asuransinya.
- Tidak ada cukup bukti untuk mendukung klaim.
- Klaim tidak diajukan tepat waktu.
- Klien memberikan informasi yang salah.
Daftar ini tidak lengkap dan mungkin ada alasan lain untuk menolak klaim. Poin pentingnya adalah dengan jelas menyatakan alasan-alasan itu. Jika pelanggan tidak senang dengan alasan yang Anda berikan, ia mungkin memiliki hak untuk mengeluh.
Apa Seharusnya dalam Surat Penolakan Klaim Anda?
Surat penolakan Anda harus mencakup:
- Nama, posisi, dan perusahaan Anda.
- Tanggal klaim diajukan.
- Tanggal penolakan Anda.
- Alasan penolakan.
- Nomor kebijakan klien.
- Nomor klaim.
Lihat panduan gaya dan templat perusahaan Anda untuk surat penolakan di industri Anda untuk mengetahui apakah ada informasi tambahan yang perlu Anda sertakan dalam surat Anda. Misalnya, Anda mungkin diharuskan untuk merujuk pada undang-undang asuransi mobil yang tidak bersalah di negara bagian Anda jika Anda tinggal di salah satu negara bagian yang mengharuskan korban kecelakaan mobil untuk mengajukan klaim perlindungan cedera pribadi (PIP).
Bagaimana Anda Memformat Surat Penolakan Klaim?
Surat penolakan klaim Anda harus diformat seperti komunikasi bisnis lainnya. Berikut ini contoh template yang harus diikuti:
Perusahaan Anda Nomor telepon Anda Alamat email anda
Nama dan informasi kontak klien, diformat dengan cara yang sama seperti Anda memformat nama dan informasi kontak Anda di atas.
RE: Klaim penolakan DATE: Tanggal kalender surat Anda
Yang Terhormat (Nama Klien)
Isi surat
Hormat kami,
Namamu
Sebutkan jumlah lampiran dalam tanda kurung di sini.
Bagaimana Anda Menulis Isi Surat?
Di paragraf pertama, sebutkan bahwa surat itu sebagai respons terhadap klaim klien. Beri nama nomor klaim dan nomor kebijakan klien serta tanggal pembuatan klaim. Berikan tinjauan singkat tentang sifat klaim. Di paragraf kedua, detailkan langkah-langkah penyelidikan klaim Anda oleh perusahaan Anda. Dalam paragraf berikutnya, dengan sopan tapi jelas nyatakan bahwa perusahaan menolak klaim klien berdasarkan temuannya melalui investigasi.
Paragraf penutup Anda harus memberikan instruksi kepada klien untuk menghubungi Anda jika ia memiliki pertanyaan atau komentar tambahan tentang klaim atau penolakan. Berterimakasihlah pada klien untuk klaim dan bisnisnya. Menyatakan bahwa meskipun Anda harus menolak klaim khusus ini, Anda berharap untuk melanjutkan hubungan profesional Anda dengan klien di masa depan. Jika Anda memiliki lampiran, catat di sini.
