Dalam bisnis yang mengalami volume panggilan tinggi, ada beberapa alat yang sama pentingnya dengan sistem antrian telepon. Antrian adalah barisan panggilan, dan dengan mengarahkan panggilan secara otomatis ke orang atau departemen yang sesuai, antrian dapat menghilangkan kebutuhan akan resepsionis.
Bagaimana Mereka Bekerja
Sistem antrian telepon adalah tambahan untuk sistem telepon multiline yang memungkinkan panggilan tetap ditahan sampai agen telepon siap menangani panggilan. Penelepon dalam sistem antrian mengalami penantian, dan agen yang menerimanya menerima satu per satu. Agen juga dapat melihat berapa banyak panggilan yang menunggu dan berapa lama. Banyak sistem antrian telepon terintegrasi dengan sistem komputer perusahaan, yang memungkinkan agen untuk melakukan bisnis ritel atau pemrosesan lainnya, melacak data tersebut bersama dengan informasi tentang sifat panggilan telepon.
Manfaat untuk Bisnis
Memiliki sistem antrian untuk telepon bisnis Anda membantu mengurangi kemungkinan kehilangan panggilan. Sistem antrian telepon cerdas mendistribusikan panggilan sesuai dengan parameter perusahaan yang ditetapkan oleh komputer dan bahkan mengumpulkan data pada mereka. Sistem antrian telepon dapat memberikan daftar opsi menu yang memungkinkan penelepon untuk dialihkan dengan tepat tanpa campur tangan manusia.
Fungsi Pelaporan
Sistem antrian telepon, biasanya disebut ACD atau sistem distribusi panggilan otomatis, memungkinkan perusahaan untuk menjalankan laporan pada volume panggilan mereka, yang berarti bisnis dapat belajar banyak tentang panggilan yang masuk ke pusat panggilan. Mengumpulkan data tentang kapan panggilan masuk, berapa lama penelepon tetap ditahan sebelum menutup telepon, berapa lama panggilan rata-rata berlangsung dan apa yang biasa terjadi memungkinkan perusahaan untuk secara cerdas mengelola staf dan menyusun ulang skrip agen panggilan mereka.
