Hanya sedikit orang yang menikmati memecat karyawan atau meminta mereka meninggalkan proyek. Cara terbaik untuk menghentikan seseorang adalah berbicara langsung dengan mereka, tetapi itu tidak selalu mungkin karena jarak atau karena perusahaan Anda memerlukan dokumentasi resmi tentang penghentian tersebut. Dalam hal itu, Anda harus menulis surat meminta orang tersebut untuk meninggalkan grup proyek. Surat yang memberhentikan karyawan harus ditulis dengan hati-hati untuk memastikan bahwa nadanya bijak dan profesional, namun menyampaikan pesan penting.
Mulailah surat itu dengan mengetikkan tanggal. Lewati satu baris, dan ketikkan nama dan alamat penerima pada baris yang berbeda. Lewati baris tambahan, dan ketikkan "Dear Mr./Ms. (Nama belakang)" diikuti oleh titik dua.
Beri tahu orang itu segera bahwa dia telah dikeluarkan dari kelompok proyek. Gunakan nada bijaksana; ingat, tidak peduli seberapa parah situasinya, surat ini tetap mewakili Anda dan perusahaan Anda sehingga Anda harus tetap profesional.
Berikan tinjauan singkat tentang mengapa ia dikeluarkan dari tim, tetapi jangan membuat komentar spesifik. Kemungkinannya adalah ia memiliki gagasan bagus tentang mengapa ia dikeluarkan dari tim, dan ia dapat menindaklanjutinya melalui telepon atau email jika ada pertanyaan. Hindari menuliskan secara spesifik karena memberikan kesempatan kepada penerima untuk mempertanyakan alasan Anda atau untuk menantang keputusan Anda.
Berterimakasihlah kepada penerima untuk masa jabatannya dengan kelompok atau perusahaan. Katakan padanya Anda menghargai pekerjaannya dan Anda mendoakannya dengan baik di masa depan.
Tanda tangani surat "Hormat," dan lewati tiga spasi baris. Ketikkan nama lengkap Anda. Cetak surat pada kop surat perusahaan dan kirimkan melalui surat resmi sehingga Anda memiliki konfirmasi bahwa ia menerima surat itu.
