Jika Anda pindah ke perusahaan lain dan bekerja dalam peran yang dihadapi klien, maka Anda kemungkinan akan merasakan beberapa konflik saat Anda melanjutkan. Di satu sisi, Anda akan ingin mengucapkan selamat tinggal dan memulai bab selanjutnya dalam karier Anda. Di sisi lain, Anda akan sedih untuk meninggalkan klien Anda yang berharga dan ingin mempertahankan hubungan baik dengan mereka jika jalur Anda menyeberang di masa depan. Surat yang dibuat dengan baik akan mengatasi masalah ini dan meyakinkan klien Anda bahwa mereka akan dijaga dengan baik ketika Anda pergi.
Bicaralah kepada Bos
Perusahaan mungkin memiliki rencana tindakan yang jelas untuk memberi tahu klien bahwa Anda akan pergi, jadi jangan lakukan apa pun. Ada kemungkinan bos Anda ingin menyimpan berita sampai ia menemukan cara untuk meminimalkan dampaknya. Di beberapa perusahaan, manajer senior akan memberi tahu klien bahwa Anda akan pergi - Anda bahkan dapat dilarang berkomunikasi dengan klien jika perusahaan yakin ada risiko klien akan mengikuti Anda ke pekerjaan baru Anda. Tanyakan kepada atasan Anda sebelum Anda melakukan kontak apa pun. Ini menunjukkan rasa hormat dan menjaga niat baik yang Anda bangun dengan atasan Anda.
Perkenalkan Pengganti Anda
Dari perspektif klien Anda, yang paling penting adalah transisi yang lancar. Klien Anda akan menginginkan jaminan bahwa layanan yang telah mereka gunakan tidak akan berdampak buruk dan akun akan berada di tangan yang baik setelah Anda pergi. Yakinkan klien dengan memberikan nama dan detail kontak pengganti Anda dan tanggal yang jelas untuk keberangkatan Anda. Ingatlah untuk membangun dalam waktu transisi; jangan biarkan serah terima sampai menit terakhir. Klien Anda akan menghargai Anda tersedia selama transisi untuk menjawab pertanyaan dan menutup semua detail sebelum Anda menarik diri dari akun.
Kurang itu lebih
Gunakan surat itu untuk berterima kasih kepada klien Anda dan ungkapkan betapa Anda menikmati bekerja dengan mereka. Jika Anda tetap berada di industri yang sama, katakan bahwa Anda menantikan jalan Anda lagi. Ini membuka pintu bagi klien untuk melihat Anda dalam peran Anda selanjutnya. Beri tahu klien bahwa Anda pindah, tetapi berhati-hatilah untuk memberikan terlalu banyak detail - lebih sedikit dengan surat cuti. Plus, jika Anda pindah ke pesaing, atasan Anda saat ini dapat melarang Anda memberi nama perusahaan baru Anda. Tetap berpegang pada fakta. Anda selalu dapat menindaklanjuti dengan panggilan telepon untuk menjawab pertanyaan untuk klien Anda yang paling penting.
Contoh Surat Meninggalkan
Surat ini bernada sopan dan penuh hormat:
Klien yang terhormat:
Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya telah mengundurkan diri dari posisi saya di ACME Office Interiors. Saya akan tersedia hingga Jumat, 10 Oktober, tetapi setelah tanggal itu, Jack Jefford akan mengambil alih akun Anda. Jack adalah manajer akun yang berpengalaman, dan saya yakin Anda akan menerima layanan dan dukungan terbaik. Anda dapat menghubungi Jack di [email protected] atau melalui telepon di 123-456-7890.
Merupakan kesenangan mutlak untuk bekerja dengan Anda selama enam tahun terakhir, dan saya berterima kasih atas hubungan bisnis yang baik selama saya di ACME. Saya dengan tulus berharap jalan kita bertemu lagi dan berharap Anda berhasil dalam usaha Anda di masa depan.
Salam Hormat,
