Batas waktu proyek yang hilang dapat merusak hubungan Anda dengan klien dan merugikan bisnis Anda. Namun, terkadang keterlambatan tidak dapat dihindari. Cara Anda menyampaikan berita dapat membuat perbedaan antara memperkuat hubungan Anda dan menghancurkannya. Jika Anda mendekati masalah dengan cara yang benar, Anda dapat memperkuat kepercayaan klien Anda dan meyakinkannya bahwa Anda akan melakukan apa pun untuk menyelesaikan proyek.
Lapor Masuk Secara Teratur
Alih-alih menunggu sampai ada masalah untuk menyentuh basis dengan klien Anda, kirim pembaruan kemajuan mingguan dan timeline terbaru. Karena Anda sering berkomunikasi dengannya, itu tidak akan terlalu mengejutkan ketika Anda memberi tahu dia tentang keterlambatan tersebut. Jika jelas Anda mengalami masalah, beri tahu klien dan segera minta maaf. Permintaan maaf Anda akan memiliki dampak yang lebih besar jika disampaikan lebih awal daripada jika klien Anda menerimanya setelah tenggat waktu terlewati.
Kenali Ketidaknyamanan ini
Biarkan klien Anda tahu bahwa Anda memahami masalah yang ditimbulkan oleh penundaan itu. Ini menunjukkan bahwa Anda menanggapi situasi dengan serius dan Anda khawatir tentang bagaimana hal itu akan memengaruhinya. Selain itu, yakinkan klien bahwa Anda telah menangani masalah tersebut dan tidak akan membiarkannya terjadi lagi. Ini akan membuatnya lebih mungkin untuk tetap dengan perusahaan Anda daripada menemukan orang lain untuk menyelesaikan proyek. Misalnya, katakan padanya, “Saya tahu Anda mengandalkan ini sebelum pertemuan pemegang saham tahunan Anda. Kami telah mengidentifikasi masalah dan akan melakukan apa pun untuk menyelesaikannya sebelum itu."
Punya rencana
Alih-alih hanya mengatakan pekerjaan Anda akan terlambat, beri klien tanggal penyelesaian baru. Ini memungkinkan dia menyesuaikan timeline-nya dan mengakomodasi perubahan. Dia akan lebih percaya diri pada kemampuan Anda jika Anda memiliki garis waktu yang jelas daripada jika Anda hanya mengatakan bahwa Anda tidak tahu kapan Anda akan selesai. Juga, uraikan apa yang akan Anda lakukan untuk mendapatkan proyek kembali ke jalurnya. Biarkan klien tahu bahwa Anda tahu apa yang salah dan bahwa Anda telah mengatasi masalah dan memiliki rencana untuk mengembalikan proyek sesuai jadwal.
Minimalkan Kerusakan
Ketika Anda memberi tahu klien tentang penundaan itu, tawarkan sesuatu untuk menebus ketidaknyamanannya. Misalnya, berikan dia diskon pada proyek itu atau pada proyek masa depan untuk mendorongnya memberi Anda kesempatan lain. Anda juga dapat menawarkan untuk membuang barang atau layanan tambahan tanpa biaya. Ini menunjukkan bahwa Anda ingin memperbaiki dan memperbaiki hubungan, sambil memberi klien manfaat nyata karena memberi Anda kesempatan kedua.
