Panggilan konferensi adalah salah satu cara eksekutif dan karyawan berkumpul untuk membahas bisnis. Apakah mereka berada di kota yang sama atau tersebar di seluruh dunia, panggilan konferensi memungkinkan untuk menyatukan semua orang dalam satu ruangan, secara real time. Ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan konferensi yang produktif dan informatif.
Jadwal acara
Setelah menetapkan waktu dan tanggal untuk panggilan konferensi, Anda harus mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk mempersiapkan pertemuan. Jika Anda adalah pemimpin konferensi, lengkapi agenda untuk panggilan konferensi Anda dan bagikan kepada para peserta, jauh sebelum tanggal yang dijadwalkan. Agenda rapat Anda harus mencakup tanggal dan waktu. Merupakan ide bagus untuk memasukkan zona waktu dalam agenda Anda untuk orang-orang yang mungkin berada di luar lokasi Anda. Agenda juga harus mencakup waktu mulai dan berakhirnya pertemuan dan deskripsi singkat dari setiap topik sesuai urutan prioritas bersama dengan nama-nama individu yang bertanggung jawab dan waktu penjatahan yang diusulkan untuk setiap topik. Jika konferensi membutuhkan persiapan pra-pertemuan, jelaskan persyaratan-persyaratan itu dalam agenda.
Konferensi
Uji jalur Anda untuk memastikan bahwa Anda memiliki koneksi yang aktif dan jelas. Jika Anda menggunakan telepon nirkabel, pastikan telepon terisi penuh sebelum rapat. Tiba di konferensi setidaknya lima menit sebelumnya.
Jika Anda seorang peserta, Anda akan menerima nomor konferensi dari pemimpin Anda. Hubungi saluran konferensi. Anda akan diminta memasukkan nomor konferensi Anda. Setelah Anda memasukkan nomornya, Anda akan diminta menyebutkan nama Anda. Nyatakan nama depan dan belakang Anda dengan jelas. Anda mungkin harus menekan tombol pound (#). Setelah Anda menyelesaikan proses ini, sistem akan memberi tahu Anda bahwa Anda bergabung dengan konferensi dan memberi tahu Anda berapa banyak orang yang hadir. Jika Anda telah tiba di depan pemimpin, Anda akan ditempatkan dalam mode holding sampai pemimpin tiba.
Perkenalan
Dengarkan sebelum Anda berbicara. Jika pemimpin telah tiba tetapi belum memulai rapat, Anda mungkin mendengar percakapan sisi yang halus. Dengan suara yang menyenangkan, ucapkan halo dan perkenalkan diri Anda. Letakkan ponsel Anda dalam mode bisu hingga rapat dimulai. Jika Anda tidak memiliki tombol bisu, gunakan fitur mematikan yang disediakan oleh jalur konferensi.
Ketika pertemuan dimulai, pemimpin Anda akan menerima panggilan. Ketika pemimpin menyebut nama Anda, akui kehadiran Anda secara jelas dan profesional, seperti "Ya, saya di sini" atau "Halo. Ini …" Pemimpin dapat meminta Anda untuk secara singkat mengidentifikasi diri Anda dengan peserta lainnya. Jika demikian, sebutkan nama Anda dan berikan gambaran umum 20 hingga 25 detik tentang pekerjaan Anda terkait dengan panggilan tersebut. Tetap singkat, berbicara dengan jelas dan tetap profesional.
