Pertemuan, retret, dan kegiatan kelompok remaja harus direncanakan terlebih dahulu sehingga Anda tahu apa yang ingin Anda lakukan dan capai dalam waktu tertentu. Cara terbaik untuk mendokumentasikan rencana Anda adalah dengan membuat agenda. Agenda adalah seperti daftar yang memetakan urutan diskusi atau kegiatan yang ingin Anda lakukan selama waktu bersama. Dengan memberi remaja sebuah agenda yang sesuai usia, mereka dapat mengikuti untuk melihat hal-hal apa yang terjadi selanjutnya.
Tuliskan nama program kaum muda Anda di bagian atas dokumen ukuran surat standar. Letakkan tanggal di bawahnya, bersama dengan waktu mulai dan akhir, jika berlaku. Juga termasuk lokasi program.
Buat daftar kegiatan atau diskusi sesuai urutan yang Anda inginkan. Setiap kegiatan individu atau titik diskusi harus memiliki peluru atau angka di sebelahnya. Dalam format daftar, contohnya adalah, "Saya) kegiatan Icebreaker, II) Mengenal Anda Menyambut Paket Review, III) Lokakarya Grup …"
Munculkan daftar kegiatan dan diskusi dalam urutan logis yang masuk akal secara berurutan. Agenda akan diikuti dari atas ke bawah, sehingga kegiatan dan diskusi harus mengalir dengan lancar.
Masukkan barang-barang dalam agenda yang mungkin belum sempat Anda diskusikan pada pertemuan atau retret terakhir. Dedikasikan sebagian dari agenda untuk item-item tindak lanjut ini. Anda dapat membuat bagian baru di bagian bawah agenda dan memberi label "Item Diskusi Sebelumnya" atau "Item Tindak Lanjut."
Luangkan waktu dalam agenda bagi remaja untuk beristirahat sejenak, terutama jika ini adalah pertemuan panjang atau mundur. Tidak seperti orang dewasa, remaja mungkin tidak dapat duduk dalam waktu yang lama dan tetap mempertahankan fokus dan perhatian dengan sukses.
Dedikasikan akhir agenda untuk sesi tanya jawab untuk remaja. Di sinilah kaum muda memiliki kesempatan untuk mendapatkan klarifikasi tentang hal-hal yang membingungkan mereka atau bertanya tentang apa yang dibahas.
