Ketika Anda siap untuk membangun dan menjalankan bisnis Anda atau meluncurkan produk baru di pasar, Anda tergoda untuk mengambil jalan pintas untuk membuat sesuatu terjadi dengan cepat. Tetapi melakukan hal itu hanya akan menimbulkan masalah dalam jangka panjang, terutama jika Anda tidak mengelola proses produksi dengan cermat. Semuanya, mulai dari desain, pengadaan bahan, hingga perakitan produk adalah bagian dari proses produksi. Mengelolanya secara efisien membutuhkan strategi, tenggat waktu, penganggaran, pengawasan, dan kontrol kualitas. Melalui perencanaan dan kontrol produksi, Anda dapat merencanakan, mengoordinasi, mengatur, dan mengontrol pembuatan produk Anda dengan lebih baik.
Perencanaan Produksi dan Pengendalian Definisi
Perencanaan dan pengendalian produksi adalah proses administrasi yang terkait erat. Tanpa kedua sisi persamaan, sebuah bisnis dapat mengalami tantangan mengubah bahan baku menjadi produk yang sebenarnya.Perencanaan dan kontrol produksi mengoordinasikan berbagai proses, departemen, dan orang-orang untuk memastikan mereka semua menggunakan waktu secara efisien dan hemat biaya.
Perencanaan produksi adalah proses di mana suatu bisnis menentukan kebutuhan produksinya dan merencanakan bagaimana memenuhi kebutuhan tersebut. Perencanaan semacam itu adalah proses yang berkelanjutan yang dimulai sebelum produksi dimulai dan mencakup setiap aspek produksi. Ini termasuk merencanakan pembelian dan pemeliharaan alat dan bahan untuk produksi, mulai dari logam dan kabel hingga mesin besar. Ini termasuk perencanaan untuk personel yang cukup untuk menyelesaikan dan mengawasi setiap langkah proses. Ini juga mencakup pengetahuan tentang berapa banyak permintaan yang ada untuk suatu produk tertentu, berapa banyak orang akan membayar untuk itu dan berapa banyak biayanya.
Melalui perencanaan produksi, Anda dapat mengelola aspek-aspek manufaktur ini dengan lebih baik:
- Biaya, baik internal maupun eksternal.
- Jumlah
- Bahan dan mesin yang dibutuhkan.
- Jadwal, termasuk urutan pembuatan dan jadwal produksi.
- Tanggal mulai dan selesai.
- Tugas pekerjaan.
- Proses
Kontrol produksi tidak dapat dipisahkan dengan mudah dari perencanaan produksi. Namun, secara umum, proses tersebut mengacu pada pengawasan yang berkelanjutan dan penyesuaian terhadap produksi yang harus dilakukan oleh suatu bisnis, termasuk perubahan pada rencana produksi asli. Ini membutuhkan pengelolaan efisiensi dan biaya dalam tenaga kerja, bahan dan elemen lain yang terkait dengan produksi.
Kontrol produksi adalah proses yang berkelanjutan, sehingga melibatkan penyesuaian, penilaian, dan prediksi. Jika rencana produksi menunjukkan bahwa bisnis memerlukan sejumlah persediaan tertentu, misalnya, proses kontrol produksi akan memantau ketersediaan pasokan tersebut, meminta lebih banyak jika jumlahnya terlalu sedikit, atau mengembalikan persediaan jika jumlahnya terlalu banyak. Pengendalian produksi juga dapat melibatkan penetapan rekomendasi untuk produksi yang lebih efisien.
Melalui kontrol produksi, Anda dapat mengelola lebih baik aspek-aspek manufaktur ini:
- Implementasi proses produksi melalui semua tahapan.
- Jadwal pengiriman.
- Masalah atau hambatan pada proses produksi.
- Apa yang berhasil dan apa yang tidak dalam proses produksi.
- Setiap modifikasi yang diperlukan.
- Koordinasi dengan departemen lain.
- Kualitas asuransi.
Sebagai masalah praktis, perencanaan dan kontrol produksi diawasi oleh orang yang sama, dan banyak bisnis tidak membedakan satu proses dari yang lain. Mereka yang mengawasi perencanaan dan kontrol produksi berkoordinasi dengan berbagai departemen, termasuk pengembangan, pemasaran, dan gudang persediaan. Mereka juga cenderung berkoordinasi dengan vendor luar untuk hal-hal seperti bahan, grafik, dan penyewaan mesin. Mereka yang mengawasi perencanaan dan kontrol produksi harus memastikan bahwa produk yang telah selesai memenuhi spesifikasi yang disyaratkan, dan terlihat serta berfungsi sebagaimana dimaksud.
Mengapa Anda Perlu Menggunakan Perencanaan dan Kontrol Produksi
Perencanaan dan kontrol produksi adalah kunci untuk menciptakan dan meluncurkan produk baru dengan lancar, terlepas dari industri apa bisnis Anda. Mereka membantu menjaga tim Anda terorganisir, sesuai tugas dan sesuai anggaran. Ada banyak alasan mengapa Anda perlu menggunakan perencanaan dan kontrol produksi. Berikut ini beberapa di antaranya:
- Memperoleh bahan. Sebelum Anda memulai produksi, pastikan Anda memiliki orang, bahan, dan mesin yang diperlukan. Bergantung pada apa yang sudah Anda miliki versus apa yang perlu Anda peroleh, ini bisa memakan waktu lama untuk berproduksi. Apa yang tidak Anda inginkan adalah memiliki tenaga kerja dan mesin yang siap untuk pergi pada tanggal mulai produksi tetapi tidak memiliki semua bahan. Melakukannya membuat Anda terlambat dari jadwal bahkan sebelum Anda mulai. Perencanaan produksi dan sistem kontrol memastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk pembuatan ketika Anda membutuhkannya.
- Produksi terus menerus. Serangkaian peristiwa perlu terjadi untuk mendapatkan produk dari desain hingga manufaktur hingga pengemasan. Dengan perencanaan dan kontrol produksi, Anda dapat memastikan bahwa urutan terjadi tanpa jeda dalam jadwal. Jika suatu peristiwa dalam seri menahan jadwal produksi, Anda akan lebih cepat dapat menemukan dan memperbaikinya melalui perencanaan dan kontrol produksi.
- Penggunaan sumber daya secara efektif. Siklus produksi memiliki banyak bagian yang bergerak. Biasanya ada juga banyak orang yang terlibat. Perencanaan dan kontrol produksi membantu Anda menggunakan sumber daya Anda dengan cara yang paling efektif, memastikan Anda memiliki orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat, menjaga mereka pada tugas, menghilangkan redudansi dan menjaga biaya tetap rendah. Anda juga dapat memastikan orang tidak duduk diam menunggu barang tiba sebelum mereka dapat menyelesaikan bagian mereka.
- Memenuhi tenggat waktu. Tenggat waktu adalah kunci untuk menjaga produksi berjalan lancar. Tanpa mereka, Anda tidak bisa memiliki harapan yang realistis tentang kapan hal-hal perlu diselesaikan. Ketika Anda merencanakan sebelumnya, Anda dapat menetapkan tenggat waktu yang lebih kecil yang harus dipenuhi sebelum tugas-tugas yang lebih besar ditangani. Misalnya, Anda dapat memiliki tenggat waktu untuk membeli bahan dan menyewa mesin, yang keduanya akan sebelum tenggat waktu pembuatan prototipe. Ketika Anda memenuhi tenggat waktu internal, itu berarti Anda memenuhi tenggat waktu pelanggan Anda, dan itu membuat semua orang senang.
- Peningkatan komunikasi. Ketika ada banyak orang dan departemen yang terlibat, penting untuk melibatkan semua orang di halaman yang sama. Perencanaan dan kontrol produksi memungkinkan Anda untuk melakukan itu. Jadwal cetak, kalender online, pertemuan rutin atau sistem manajemen online menjaga agar seluruh tim produksi tetap mendapat informasi dan tugas. Jika ada gangguan dalam komunikasi atau salah satu bagian dari tim tidak tahu apa yang dilakukan yang lain, itu menyebabkan kebingungan dan dapat secara tidak perlu menghentikan produksi.
- Menjaga biaya tetap rendah. Tanpa anggaran, Anda tidak akan tahu berapa banyak yang akan Anda belanjakan untuk produksi. Perencanaan membantu Anda menetapkan jumlah yang masuk akal yang ingin Anda belanjakan dan memprioritaskan di mana Anda ingin menginvestasikan uang Anda. Mengelola anggaran memastikan Anda tidak melampaui biaya yang diharapkan dan membantu Anda melihat di mana Anda dapat memotong biaya jika Anda melakukannya.
- Kontrol kualitas. Anda ingin produksi menjadi sukses di setiap langkah proses manufaktur, terutama ketika datang untuk menciptakan produk yang berkualitas. Perencanaan dan kontrol produksi menetapkan tolok ukur kualitas yang perlu dipenuhi oleh tim Anda dan memastikan mereka memenuhi mereka. Baik melalui daftar periksa, walk-through atau pengujian fisik, Anda ingin memastikan produk Anda memiliki kualitas terbaik.
- Kontrol inventaris. Pastikan Anda selalu memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga Anda memiliki produk yang tidak digunakan yang menghabiskan ruang di gudang Anda. Dengan perencanaan dan kontrol produksi, Anda dapat melacak dengan lebih baik apa yang Anda miliki dan apa yang Anda butuhkan. Anda juga dapat menentukan dengan lebih baik kapan Anda perlu memulai produksi lagi untuk pesanan baru sehingga Anda tidak terburu-buru untuk mendapatkan pesanan terisi menit terakhir.
- Dorongan moral. Karyawan umumnya menikmati melihat proyek sampai selesai seperti yang Anda lakukan. Ketika semua orang dibuat merasa bahwa mereka adalah bagian penting dari tim dan bahwa kontribusi mereka penting bagi keseluruhan proses, mereka cenderung lebih bahagia dalam pekerjaan mereka. Ketika orang kehilangan tenggat waktu atau tidak melakukan bagian mereka, itu dapat mengurangi semangat karyawan. Menjaga setiap orang terlibat dan tepat sasaran memiliki manfaat yang melampaui hasil nyata.
Ketika proses produksi Anda berjalan dengan lancar, itu juga mencerminkan jenis perusahaan yang Anda miliki. Perencanaan dan kontrol produksi yang lancar berarti Anda memiliki perusahaan yang terorganisir dan bekerja keras untuk memenuhi tenggat waktu yang diproyeksikan. Ini pada akhirnya mengarah pada lebih banyak penjualan, lebih banyak keuntungan dan pelanggan yang tinggi dan kepuasan klien. Kepuasan pelanggan dan klien yang tinggi semakin mengarah pada bisnis dan referensi yang lebih berulang.
Cara Menghitung untuk Perencanaan dan Kontrol Produksi
Perencanaan dan pengendalian produksi adalah proses yang seringkali membosankan dan menghabiskan waktu. Berapa lama itu tergantung pada apakah Anda pernah melakukannya sebelumnya, berapa banyak orang yang telah Anda bantu dan apa yang Anda produksi. Ini adalah biaya yang ditambahkan ke dalam anggaran keseluruhan Anda, apakah Anda menggunakan sumber daya internal atau eksternal.
Untuk menghitung perencanaan dan pengendalian produksi, ada berbagai alat dan teknik yang digunakan, termasuk grafik, bagan, papan dan sistem komunikasi dan pemantauan. Metode yang Anda pilih seringkali merupakan preferensi pribadi, tetapi masuk akal untuk memilih salah satu yang Anda sukai. Setelah memilih alat atau teknik, Anda mungkin dapat menjadikannya templat untuk perencanaan produksi dan proses kontrol di masa depan.
Dengan menghitung perencanaan dan kontrol produksi, Anda mengoptimalkan produksi dan sumber daya, lebih baik memenuhi tenggat waktu dan mengendalikan biaya tenaga kerja. Ketika menghitung untuk perencanaan dan kontrol produksi, perhitungkan semua aspek produksi, termasuk:
- Kebutuhan material, ketersediaan, dan biaya.
- Kebutuhan tenaga kerja, ketersediaan, dan biaya.
- Jumlah item sedang diproduksi, apakah batch kecil yang dikuratori atau cukup untuk distribusi di seluruh dunia.
- Dimana kemacetan terjadi dalam proses pembuatan.
- Ketika Anda perlu menyelesaikan siklus manufaktur lain.
- Anggaran Anda yang diantisipasi dan aktual.
Betapa rumitnya perhitungan Anda bergantung pada apa yang sedang diproduksi dan bagaimana Anda harus bersiap. Jika Anda perlu membangun fasilitas manufaktur baru, misalnya, itu menambah seluruh lapisan kompleksitas dalam perencanaan yang tidak ada jika produksi terjadi di fasilitas Anda yang ada. Memproduksi item dengan banyak komponen, seperti elektronik, dapat memakan waktu lebih lama dan lebih kompleks untuk diproduksi daripada sesuatu yang sederhana seperti layang-layang. Demikian juga, proses kontrol kualitas mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk item yang lebih kompleks. Kerumitan yang lebih sering berarti lebih banyak departemen dan orang-orang yang terlibat, yang dapat menyebabkan lebih banyak kemacetan dan kemunduran jika perencanaan dan pengendalian produksi tidak ada.
Ada banyak perusahaan yang dapat Anda pekerjakan untuk mengasumsikan perencanaan dan kontrol produksi Anda jika Anda tidak memiliki kemampuan untuk melakukannya sendiri. Perusahaan-perusahaan ini biasanya menggunakan perangkat lunak yang menghitung perencanaan dan kontrol produksi, memberikan Anda dan tim Anda akses waktu nyata dan pembaruan pada proyek. Perangkat lunak dapat membantu Anda menganalisis dan mengukur data yang relevan dengan lebih baik, seperti biaya produksi, penyimpanan, dan penjualan. Ini juga dapat memberi Anda berbagai laporan bermanfaat di klik tombol. Manfaat dari outsourcing perencanaan dan kontrol produksi adalah Anda dan tim Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk memastikan semua tolok ukur dan tenggat waktu untuk manufaktur terpenuhi.
Perencanaan dan kontrol produksi bukanlah sesuatu yang dapat Anda hindari atau hindari jika Anda memiliki bisnis yang memproduksi barang. Anda ingin memastikan Anda memanfaatkan sumber daya dan karyawan perusahaan Anda dengan sebaik-baiknya. Menghabiskan waktu, energi, dan biaya terkait terbayar untuk bisnis Anda, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
