Pemrosesan penggajian adalah tugas terperinci yang membutuhkan keterampilan matematika dan pemecahan masalah yang solid. Majikan atau staf penggajian harus memastikan bahwa semua gaji karyawan akurat dan tepat waktu. Dalam banyak kasus mereka harus berinteraksi dengan manajer dan penyelia untuk memastikan bahwa semua orang di dalam perusahaan memahami prosedur pemrosesan gaji. Untuk melakukan tugas-tugas mereka secara efisien, staf penggajian harus menyusun sistem penggajian yang efisien, yang mencakup dokumentasi informasi penggajian yang penting.
Mendokumentasikan Prosedur Penggajian
Dokumentasikan jam waktu dan prosedur kartu waktu. Banyak perusahaan dengan karyawan per jam mengharuskan mereka untuk meninju jam waktu; yang lain meminta mereka untuk melengkapi kartu waktu. Karyawan menerima gaji setiap jam berdasarkan jam kerja mereka yang digambarkan pada kartu waktu mereka; Oleh karena itu, setiap jam waktu atau perubahan kartu waktu yang sedang dilaksanakan, harus dilaporkan kepada semua karyawan secara tertulis. Anda dapat mengirim memo kepada manajer / penyelia, atau Anda dapat menyerahkannya versi cetak dari perubahan tersebut. Manajer / penyelia bertanggung jawab untuk menyampaikan perubahan yang perlu kepada karyawan mereka.
Cetak kalender penggajian tahunan. Sebelum akhir setiap tahun, dengan hati-hati periksa tanggal tahun yang akan datang untuk menentukan tanggal yang akan memproses penggajian. Catat hari libur bank, hari libur nasional, dan hari libur perusahaan lainnya. Gunakan warna berbeda untuk menyoroti tanggal pengiriman untuk perubahan waktu kartu dan penggajian, dan tanggal pembayaran yang sebenarnya. Perusahaan percetakan profesional dapat membantu Anda mencetak kalender ini. Bagikan kalender penggajian ke semua manajer / penyelia.
Menyimpan buklet pemrosesan daftar gaji standar untuk departemen penggajian. Buklet harus mencakup semua langkah pemrosesan daftar gaji. Misalnya, jika perusahaan Anda memiliki jadwal pembayaran dua mingguan, rumuskan buklet sehingga ia menyatakan dengan tepat bagaimana pemrosesan daftar gaji dua mingguan terjadi dari awal periode pembayaran hingga akhir. Langkah ini sangat efektif ketika melatih staf penggajian baru.
Masukkan proses pelaporan dan periksa dalam buklet pemrosesan daftar gaji. Setelah gaji dicetak atau pengiriman file setoran langsung ke bank terjadi, proses penggajian masih belum selesai. Dokumentasikan langkah-langkah ini, seperti mencetak dan mengarsipkan daftar penggajian dan laporan pajak, dan nama-nama orang yang akan Anda kirimi gajinya. Saat informasi berubah seiring waktu, perbarui buklet dan pastikan semua orang di departemen penggajian memiliki salinan.
Pastikan bahwa setiap anggota staf penggajian memahami peran mereka. Dokumentasikan dan berikan kepada mereka salinan tugas pekerjaan khusus mereka untuk memastikan bahwa selama proses penggajian mereka menyadari tanggung jawab mereka.
